Biên bản bàn giao công việc được sử dụng trong mọi công ty, doanh nghiệp hiện hành. Loại chứng từ này là giấy tờ pháp lý được chính phủ thừa nhận, bảo hộ và giải quyết. Bài viết dưới đây của chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các biên bản bàn giao và một số lưu ý xoay quanh chúng, mời bạn theo dõi.
Khái niệm sơ lược về biên bản bàn giao công việc
Biên bản bàn giao công việc là một trong những loại giấy tờ pháp lý liên quan đến luật lao động. Những người lao động bắt buộc phải soạn biên bản và giao nộp lên cấp trên khi muốn dừng, hoặc bàn giao công việc dưới mọi hình thức.
Mẫu chứng từ này thường được sử dụng trong những trường hợp đặc biệt như: bàn giao công việc và xin nghỉ phép trước kỳ thai sản, chuyển công tác sang bộ phận, cơ quan, đơn vị khác, tạm ngưng công việc để đi công tác, thực tập,…
Bàn giao, chuyển nhượng công việc giúp cho quá trình vận hành công việc diễn ra thuận lợi hơn. Khi bạn không thể tiếp tục làm việc, bàn giao cho người lao động khác sẽ giúp cho tiến độ trong công ty không bị gián đoạn.
Từ nội dung của biên bản, người tiếp nhận bàn giao công việc sẽ nắm được tình hình, tiến độ, những công việc được giao. Từ đó thống kê được các loại tài sản, vật liệu, thiết bị được sử dụng trước đó tại công ty để lập báo cáo sau khi dự án hoàn thành.
Mẫu biên bản bàn giao công việc đơn giản đúng chuẩn
Trước khi bàn giao công việc để luân chuyển công tác hoặc nghỉ việc tạm thời, bạn cần phải soạn một bản bàn giao công việc để trình bày với các phòng ban. Biên bản bàn giao có thể được điều chỉnh tùy theo kết cấu của công ty.
Dạng truyền thống
Bản bàn giao công việc truyền thống sẽ phù hợp với những chức vụ không quá phức tạp. Thông thường chúng sẽ được sử dụng để chuyển nhượng các công việc mang tính chuyên môn và phổ biến. Bạn chỉ cần điền theo mẫu sau:
- Vì đây là văn bản pháp lý, chính vì thế phần mở đầu phải có cụm từ “Cộng hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam” và “ Độc lập Tự Do Hạnh Phúc”.
- Mục tiếp theo là tiêu đề chính, bạn chọn canh lề giữa để tiêu đề được nổi bật hơn. Tiêu đề chính là “Biên bản bàn giao công việc”.
- Bạn cung cấp ngày giờ, địa điểm chính xác thực hiện việc bàn giao. Bên cạnh đó, bổ sung tên, chức vụ của người bàn giao và người nhận bàn giao.
- Phần tiếp theo là bản bàn giao công việc cụ thể. Bảng này sẽ bao gồm nội dung công việc và người tiếp nhận bàn giao.
- Mục kế tiếp là biên bản bàn giao tài sản, bao gồm tên, số hiệu tài sản, số lượng, tình trạng và vị trí của tài sản.
- Cuối cùng là dòng cam kết của bên bàn giao, mọi thông tin được cung cấp bên trên đều là sự thật. Dòng cam kết này giúp công ty có thể dễ dàng giải quyết các vấn đề phát sinh sau này trong việc xử lý các thông tin, tài sản được bàn giao.
- Bên bàn giao và tiếp nhận bàn giao tiến hành ký tên và đóng mộc.
Dạng luân chuyển
Biên bản bàn giao công việc luân chuyển sẽ phù hợp với việc bàn giao những dự án, hợp đồng lớn đang trong tiến trình hoàn thành và vẫn còn dang dở. Để thực hiện việc chuyển quyền điều hành dự án, bạn thực hiện theo biểu mẫu sau:
- Tương tự với bạn bàn giao thông thường, phần mở đầu vẫn phải có các cụm từ như: “Cộng hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam” và “ Độc lập Tự Do Hạnh Phúc”.
- Bạn thực hiện đầy đủ các mục: tiêu đề, thông tin về chức vụ và tên của người bàn giao, người nhận bàn giao, ngày giờ, địa điểm thực hiện việc bàn giao công việc, tài sản.
- Ở phần bản bàn giao công việc, bạn cần liệt kê rõ thông tin dự án, số phát hành, vốn điều lệ, các loại chi phí đính kèm với bản sao kê.
- Cung cấp thêm tiến độ công việc và dự định, kế hoạch hoàn thành dự án, đánh dấu các mốc quan trọng và những việc còn dang dở.
- Đối với bản bàn giao tài sản, bạn cần khai báo số nhân lực, các kênh thông tin liên quan, những thiết bị và nguyên vật liệu đã được sử dụng trong quá trình thi hành dự án.
- Tiếp theo chính là một chú thích, các từ viết tắt và vị trí, mã số của các báo cáo tài chính.
- Cuối cùng là lời cam kết từ phía người bàn giao. Vì các dự án, công trình mang tính chất quan trọng, thế nên bên cạnh việc người bàn giao và người tiếp nhận bàn giao ký tên, biên bản phải được nộp và duyệt bởi giám đốc điều hành.
Nội dung bắt buộc phải có trong bản bàn giao công việc
Mỗi bản bàn giao công việc sẽ được điều chỉnh linh hoạt tùy theo quy mô, tính chất của công việc được bàn giao. Tuy nhiên, văn bản pháp lý này phải thỏa mãn, đảm bảo đầy đủ những nội dung sau:
- Cung cấp đầy đủ địa điểm, thời gian cụ thể thực hiện bàn giao.
- Điền các thông tin chi tiết về người nhận bàn giao và người bàn giao: vị trí, chức vụ, trình độ chuyên môn nếu bàn giao những dự án lớn, kinh nghiệm,…
- Về phần nội dung bàn giao, cần trình bày rõ tất cả các khoản mục sau: dụng cụ sử dụng, tài khoản, các công cụ, những tài liệu đã được cấp, tình hình, tiến trình thực hiện công việc.
- Cung cấp đầy đủ hồ sơ, số liệu, sổ sách, mức độ hoàn thành, tình trạng, sao kê các chi phí liên quan,…
- Chữ ký của cả hai bên tham gia kèm theo chữ ký của người kiểm chứng, có thể là giám đốc hoặc trưởng phòng, tổ trưởng.
Những nội dung này nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch cao nhất của bản bàn giao công việc. Khi có bất kỳ trường hợp nào phát sinh, biên bản này là công cụ để đối chứng, so sánh và đưa ra giải pháp xử lý vấn đề.
Mục đích của việc lập biên bản bàn giao công việc
Bản bàn giao công việc có tác dụng giúp người bàn giao thống kê lại được những tài liệu, công việc,… giúp người nhận bàn giao có thể nắm bắt được tiến độ công việc. Bên cạnh đó người ta còn sử dụng các biên bản này với ý nghĩa:
Đảm bảo quyền lợi
Đầu tiên, chứng từ này giúp bảo hộ quyền lợi của cả hai bên sau khi thực hiện bàn giao công việc thành công. Thông thường các biên bản bàn giao công việc sẽ được duyệt trong vòng từ một tuần đến nửa tháng, đảm bảo tính chính xác tuyệt đối.
Có rất nhiều trường hợp sau khi nghỉ việc đã xảy ra tình trạng thất thoát tài sản, làm mất các văn bản, tài liệu quan trọng liên quan đến công việc,… Người bàn giao phải đứng ra chịu toàn bộ trách nhiệm và bồi thường các hậu quả. Nghiêm trọng hơn, người bàn giao có thể phải chịu trách nhiệm hình sự và bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Chính vì thế việc lập biên bản bàn giao có đầy đủ chữ ký của cả hai bên, kèm theo xác nhận từ phía giám đốc sẽ giúp hạn chế tối đa những thiếu sót, sai lầm đáng tiếc xảy ra.
Thể hiện trách nhiệm và tính chuyên môn
Bản bàn giao công việc cụ thể, chi tiết có thể giúp được cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp nắm bắt tình hình, tiến độ thực hiện công việc, từ đó đưa ra những định hướng, phân công công việc và nhiệm vụ cho người nhận bàn giao một cách hợp lý và hiệu quả nhất.
Bên cạnh đó việc soạn thảo biên bản còn thể hiện trách nhiệm, chuyên môn của người bàn giao. Việc chủ động làm một chứng từ bàn giao chỉn chu sẽ gây ấn tượng tốt đối với cả công ty và người tiếp nhận bàn giao.
Đẩy nhanh tiến độ làm việc
Việc lập biên bản bàn giao công việc sớm, đầy đủ quy trình có thể giúp công ty nhanh chóng tìm được người tiếp nhận bàn giao, không làm gián đoạn quá trình vận hành chung của hệ thống.
Nếu người tiếp nhận biên bản bàn giao nhận được sự hướng dẫn từ phía người tiền nhiệm, họ có thể làm tốt hơn. Chính vì thế bạn có thể làm bạn bàn giao công việc trước một tháng, tính từ khi nhận được thông báo chuyển công tác.
Việc chủ động thực hiện bàn giao và hướng dẫn người kế nhiệm có thể giúp bạn gây được ấn tượng tốt đối với nhà điều hành. Khi bạn quay trở lại với công việc, bạn có thể nhận được nhiều sự đề cử hơn.
Lưu ý quan trọng khi lập bản bàn giao công việc
Khi lập biên bản bàn giao công việc, tài sản, bạn cần hạn chế tối đa sai sót, rủi ro phát sinh. Bạn có thể tham khảo những lưu ý được chúng tôi tổng hợp dưới đây, rút cho mình kinh nghiệm và lập một biên bản hoàn hảo nhất:
- Bản bàn giao phải có đầy đủ các thông tin theo yêu cầu chung, đúng chuẩn. Các chi tiết trong biên bản phải là sự thật và đi kèm các loại giấy tờ kiểm chứng.
- Người bàn giao phải sao kê tất cả những chi phí, nguyên vật liệu, số tiền ban đầu được đầu tư vào dự án, các giấy tờ pháp lý và thủ tục.
- Nếu như chuyển công tác hoặc nghỉ làm việc, người bàn giao cần đính kèm bản hướng dẫn chi tiết công việc, kế hoạch, KIP, quy trình làm việc luân chuyển để bảo đảm quá trình vận hành của công ty diễn ra trơn tru nhất.
- Đề ra kế hoạch hoạt động ở tuần đầu tiên cho nhân viên mới. Dịch này giúp họ bắt nhịp được với môi trường, công việc, tăng hiệu quả và năng suất làm việc.
- Bạn nên dành thời gian để hướng dẫn cho nhân viên kế nhiệm của mình, theo sát họ trong khoảng từ ba đến bốn ngày để hướng dẫn các thao tác xử lý công việc nhanh chóng, chính xác nhất.
Những chú ý trên góp phần hỗ trợ bản bàn giao công việc của bạn có thể được duyệt nhanh hơn. Sau khi thông qua, bạn có thể hoàn toàn ngưng việc và hướng dẫn cho nhân viên mới nếu muốn.
Kết luận
Biên bản bàn giao công việc là chìa khóa vạn năng giúp cho các công ty cổ phần, tổ chức, doanh nghiệp vận hành liên tục mà không có sự gián đoạn. Bài viết trên của chúng tôi đã giới thiệu cho bạn những mẫu bàn giao công việc phổ biến và một số lưu ý, chúc bạn chuyển nhượng được công việc của mình một cách nhanh chóng nhất.
