Quản trị văn phòng là một kỹ năng cần thiết khi làm việc ở chốn công sở. Chúng sẽ giúp cho các phòng ban, các chức vụ được gắn kết lại một cách hiệu quả, tăng hiệu suất làm việc. Vậy hãy cùng tìm hiểu thông tin về kỹ năng quản trị văn phòng này nhé.
Quản trị văn phòng là gì?
Quản trị văn phòng được hiểu là những công việc như: Hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát những hoạt động hành chính của doanh nghiệp như thư viện, các thiết bị văn phòng, quản lý con dấu, các hoạt động tiếp khách, hội họp, soạn thảo văn bản,….
Chúng tạo điều kiện cho việc xử lý thông tin và hỗ trợ nhanh chóng cho các nhà quản trị đang điều hành công ty của mình.
Một người quản trị hành chính văn phòng sẽ phải chịu trách nhiệm về việc giám sát và theo dõi các hệ thống, mục tiêu đã được tập trung cụ thể: khoảng thời gian được cải thiện, doanh thu, sản lượng, bán hàng.
Nội dung về kỹ năng quản trị
Quản trị trong văn phòng là một kỹ năng cũng được xem như là một ngành nghề đang vận hành trong cơ quan công sở. Chính vì vậy, sẽ có nhiều người thắc mắc thêm thông tin nội dung của quản trị tại văn phòng này.
Kỹ năng cần thiết để có thể quản trị văn phòng tốt
Một công việc hay vị trí làm việc bất kỳ đều yêu cầu tối thiểu những kỹ năng mà người làm việc có thể đáp ứng được. Sau đây là một số kỹ năng cần để mà người làm trong ngành quản trị tại văn phòng có thể thích nghi được.
Biết khéo léo trong giao tiếp văn phòng
Môi trường làm việc của một nhân viên văn phòng – hành chính lý tưởng là môi trường thân thiện, lịch sự với rất nhiều người. Chính vì vậy mà người làm công việc thuộc ngành này cần có sự khéo léo và khả năng giao tiếp tốt. Như vậy, bạn mới hoàn thành được công việc một cách hiệu quả và nâng cao được khả năng thăng tiến của mình.
Sắp xếp thời gian, kế hoạch hợp lý, thuận lợi
Những người làm trong môi trường công việc công sở sẽ phải tiếp xúc với rất nhiều lượng công việc, giấy tờ, nhiều file dữ liệu cần phải xử lý…. Vì vậy, nếu không biết sắp xếp công việc một cách khoa học và hợp lý thì bạn sẽ không thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ trong công việc của mình. Sắp xếp và lên kế hoạch hợp lý sẽ giúp cho bạn hoàn thành nhanh chóng, tiết kiệm thời gian của mình.
Quản trị văn phòng cần khả năng tự nghiên cứu tốt, nhạy bén
Đây là một trong những yếu tố quan trọng của những người làm trong ngành quản trị văn phòng. Tự nghiên cứu và học hỏi sẽ giúp cho bạn trở nên am hiểu và thành thạo hơn các kỹ năng trong công việc. Nâng cao khả năng sử dụng phần mềm, biết phân tích những hồ sơ và tài liệu trên máy tính, công nghệ thông tin.
Sử dụng và thành thạo tin học trong văn phòng
Để có thể làm việc trong ngành này, việc thành thạo tin học văn phòng là một yếu tố bắt buộc. Công việc này yêu cầu bạn phải biết đánh máy và sử dụng máy tính nhiều. Do đó, nếu như bạn biết cách dùng các phần mềm tin học hay phần mềm máy tính chuyên môn khác thì sẽ mang lại hiệu quả công việc cao hơn.
Tính cách cẩn thận, tỉ mỉ tạo nên thái độ tốt
Đặc thù của công việc quản trị văn phòng là liên quan nhiều tới giấy tờ, hồ sơ. Khi làm việc trong môi trường này cần có tố chất tỉ mỉ, cẩn thận trong nhiệm vụ của mình. Có như vậy, bạn mới nhanh được thăng tiến và thành công trong sự nghiệp của mình.
Mức lương nếu làm ở vị trí văn phòng
Bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần có vị trí dành cho nhân viên văn phòng. Tùy thuộc vào vị trí công việc hiện tại, kỹ năng chuyên môn và kỹ năng làm việc việc mà bạn sẽ được nhận những mức lương khác nhau.
Đối với sinh viên mới tốt nghiệp ra trường hoặc có ít kinh nghiệm về hành chính văn phòng, mức lương nhân viên Quản trị văn phòng từ 6 – 8 triệu đồng/tháng.
Khi đã có được những chuyên môn và các kỹ năng văn phòng nhất định, có kinh nghiệm xử lý các tác vụ văn phòng thì sẽ từ 8 – 12 triệu đồng/tháng.
Ngoài ra, nếu đảm nhiệm công việc quản lý với kinh nghiệm lâu năm thì mức lương từ 20 – 30 triệu đồng/tháng.
Chức năng thường thấy trong quản trị văn phòng
Văn phòng chốn công sở là nơi sẽ có những chức năng giúp cho doanh nghiệp có thể vận hành tốt. Sau đây là 3 chức năng thường trực tại văn phòng.
Chức năng tham mưu tổng hợp
Chức năng này được đánh giá là chức năng cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý sẽ phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và phải kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học.
Để làm được điều này, nó đòi hỏi quản lý phải biết nắm bắt được nhiều lĩnh vực, quyết định chính xác mọi vấn đề kịp thời…Những điều thường vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý.
Tham mưu chính là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm ra quyết định tối ưu cho quá trình quản lý doanh nghiệp để đạt kết quả cao nhất.
Để có ý kiến tham mưu, văn phòng cần phải tổng hợp những thông tin bên trong và bên ngoài, sau đó phân tích, quản lý sử dụng những thông tin đó theo nguyên tắc và trình tự nhất định.
Chức năng giúp điều hành công việc quản trị văn phòng
Văn phòng cũng là nơi trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của phòng ban lãnh đạo cơ quan của đơn vị thông qua các công việc cụ thể như là: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác của quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện những kế hoạch đó.
Chức năng hậu cần
Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, đơn vị không thể thiếu những điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ văn phòng là những bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý phương tiện thiết bị dụng cụ để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng công sở.
Các phương pháp áp dụng quản trị hiệu quả
Để nâng cao chất lượng, hiệu quả trong công tác quản lý văn phòng cần thực hiện những công việc vô cùng quan trọng, ảnh hưởng đến hoạt động của tập thể công ty, doanh nghiệp. Làm thế nào để mà quản lý văn phòng hiệu quả là câu hỏi các đơn vị, tổ chức đặt ra và tìm kiếm lời giải đáp. Dưới đây là những phương pháp để quản lý được văn phòng hiệu quả.
Biết tận dụng nguồn nhân lực quản trị văn phòng sẵn có
Công việc quản lý văn phòng là việc làm liên quan đến rất nhiều công tác nội bộ, tập trung vào việc tổ chức công việc để hướng tới đạt được mục tiêu của nhóm, của cơ quan, đơn vị. Do đó, các đơn vị cần phải chú trọng quản lý được chất lượng, quản lý các quy trình, thủ tục công tác nhằm kiểm soát và nâng cao chất lượng, năng suất trong công tác.
Với các cơ quan, đơn vị mà vẫn còn áp dụng cách quản trị văn phòng truyền thống để làm việc và quản lý, bên cạnh việc quản lý theo các cách thủ công, họ cần quan tâm quản lý bằng hình thức “vi hành” (Managing by walking around).
Thường xuyên gặp gỡ trực tiếp các nhân viên, tìm hiểu tâm tư và nguyện vọng trong công việc cũng như là trong cuộc sống, biết cách lắng nghe và kịp thời đề ra các giải pháp tháo gỡ khó khăn cho nhân viên.
Luôn đầu tư và đồng bộ các trang thiết bị hiện đại, tiên tiến
Muốn nâng cao hiệu suất trong làm việc, bên cạnh việc đầu tư và phát triển đội ngũ nhân sự, các đơn vị cần phải chú trọng trang bị đồng bộ cơ sở vật chất hiện đại: phòng làm việc của cán bộ, công chức trong doanh nghiệp đều được trang bị máy tính có kết nối với Internet; bộ phận văn thư luôn được trang bị mới máy scan để quét tài liệu…
Ứng dụng những phần mềm quản lý văn phòng hiệu quả
Tại các cơ quan, tổ chức cần chú trọng áp dụng công nghệ thông tin và tìm kiếm những giải pháp mới để thay thế cách quản lý văn phòng truyền thống. Ứng dụng các phần mềm quản lý văn phòng điện tử để có thể hỗ trợ hiệu quả việc lưu trữ và xử lý văn bản, công văn, tài liệu, điều hành công việc.
Những lưu ý khi thực hiện quản trị cho văn phòng
Muốn đạt được hiệu suất tối ưu các mức độ hiệu quả của bộ phận hành chính văn phòng trong doanh nghiệp hiện nay, bạn cần phải lưu ý một số điều sau đây:
Kỹ năng của nhân sự quản trị văn phòng phải chuyên nghiệp
Việc chuẩn hóa phòng ban phụ trách trong việc quản trị hành chính nhân sự doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào mức độ và đặc thù của mỗi tổ chức sẽ có những cách sắp xếp khác nhau. Tuy nhiên vẫn cần tối thiểu là 1 nhân sự để đảm nhận các công việc về hành chính trong công ty. Để có thể đảm nhận được công việc này, nhân sự đó cần phải đáp ứng được một số yêu cầu sau:
- Cần có kỹ năng quản trị văn phòng tổ chức các hoạt động hành chính văn phòng cần thiết.
- Thành thạo công cụ tin học văn phòng; biết sử dụng các thiết bị văn phòng thành thạo; biết cách sắp xếp và phân loại tài liệu; bảo quản và lưu trữ một cách có hệ thống trật tự.
- Có kỹ năng giao tiếp và xử lý những đầu mục công việc một cách linh hoạt. Có ý chí tiến thủ trong công việc để đạt được hiệu quả tốt.
- Biết cách lên kế hoạch làm việc một cách khoa học và chuyên nghiệp.
Nằm lòng các quy trình, thủ tục tại văn phòng công sở
Trong doanh nghiệp luôn có một quy trình làm việc chuẩn chỉnh, với các nội quy và quy định làm việc phải được chặt chẽ và có tính liên kết cao. Những biểu mẫu quản lý hay các quy định cần được thống nhất và chuẩn hóa. Tối giản các loại thủ tục giấy tờ không cần thiết. Xây dựng ra một bộ máy quản trị văn phòng hành chính văn phòng gọn gàng và hiệu quả.
Một số biểu mẫu có trong quản trị văn phòng
Biểu mẫu về quy định về tổ chức, quản lý các cuộc họp: Biên bản cuộc họp mẫu.
Biểu mẫu về quy định về quản trị văn phòng và tổ chức cuộc họp.
Biểu mẫu về quy định về quản lý văn bản đến và đi: Sổ theo dõi công văn đi; Sổ theo dõi công văn đến.
Biểu mẫu về quy định về quản lý tài sản văn phòng: Biên bản bàn giao tài sản; Phiếu yêu cầu sửa chữa.
Kết luận
Quản trị văn phòng sẽ là một kỹ năng thiết yếu cho những người cấp dưới và là kỹ năng quan trọng cho những nhà lãnh đạo. Không một cá nhân nào trong cùng một tập thể có thể thiếu kỹ năng này, nếu mất đi sẽ có những bất cập xuất hiện trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Chuẩn bị và có một khả năng quản trị tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp phát triển vững mạnh hơn.
