Máy chấm công là thiết bị được áp dụng một cách thông dụng vào quá trình quản lý các hoạt động trong doanh nghiệp, công ty, nó sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động với năng suất cao hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian. Cùng tìm hiểu loại máy này là gì và cách sử dụng nó sao cho hợp lý qua bài viết dưới đây.
Máy chấm công là gì?
Ngày nay, vấn đề áp dụng các công cụ, thiết bị hiện đại vào quá trình sản xuất, quản lý là điều không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp, điều này giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí cho nhân công. Vì vậy, máy chấm công ra đời với mục đích phục vụ cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Loại máy này là một trong những thiết bị được sử dụng để ghi lại thông tin ra vào của các nhân viên làm việc tại các công ty, cửa hàng,… hỗ trợ cho bộ phận nhân sự xác định nhân viên có đi làm và ra về đúng giờ hay không. Từ những dữ liệu mà máy thu được, máy sẽ giúp dễ dàng tính được lương, thưởng cho nhân viên một cách chính xác.
Nhờ loại máy này qua việc thưởng lương chính xác, còn giúp cho người lao động có ý thức làm việc hơn, có tinh thần kỷ luật, trách nhiệm để cơ quan, doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và ngày một phát triển.
Không những thế, máy chấm có thể xác thực ID của nhân viên qua nhiều hình thức khác nhau như: Thẻ từ, thẻ cảm ứng, dấu vân tay hay nhận diện khuôn mặt, giúp công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp trở nên thuận tiện hơn, tăng hiệu quả sản xuất.
Ưu điểm của máy chấm công
So với việc chấm công nhân viên truyền thống, khi lắp đặt và sử dụng máy chấm công sẽ mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Lợi ích đầu tiên không thể không kể đến chính là tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí cho việc chấm công. Khi sử dụng các công nghệ tiên tiến sẽ mang hiệu quả cao hơn, giúp giảm thời gian làm việc và giúp giảm chi phí khi thuê nhân viên trong việc chấm công.
Khi sử dụng máy, sẽ giúp đảm bảo độ chính xác cho việc ghi nhận thời gian chấm công, bộ phận nhân sự sẽ để dàng xác định được thời gian chính xác của nhân viên khi đi làm cũng như ra về lúc hết giờ làm. Từ đó căn cứ vào việc tính tiền lương nhân viên một cách chính xác, giải quyết các vấn đề khuyến nại liên quan đến tiền lương.
Không chỉ vậy, máy chấm công còn tích hợp thêm vô vàn tính năng và tiện ích hỗ trợ cho việc quản lý và giám sát các hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra, máy còn giúp nâng cao hiệu quả của công việc đối với mỗi nhân viên, nhờ việc tính lương chính xác và xác định đúng giờ làm nên trách nhiệm của người nhân viên cũng như tính kỷ luật của họ sẽ tăng cao, đem lại hiệu quả cao hơn trong công việc của doanh nghiệp.
Các loại máy chấm công được sử dụng nhiều hiện nay
Trên thị trường, có rất nhiều máy chấm với nhiều tính năng khác nhau như: Chấm công bằng vân tay, chấm công bằng thẻ, chấm công bằng thẻ giấy hay nhận diện khuôn mặt. Tùy vào từng nhu cầu và đặc tính của mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn loại máy khác nhau. Cùng tìm hiểu các loại máy này thông qua bài viết dưới đây.
Máy chấm công sử dụng vân tay
Đây là dòng máy được sử dụng nhất tại các doanh nghiệp, cửa hàng, văn phòng hay các quán cà phê… Loại máy này giúp nhận diện vân tay nhân viên, hỗ trợ nhận diện thông minh qua công nghệ sinh trắc học vân tay, giúp dễ dàng xác minh danh tính người chấm.
Khi lắp đặt loại máy này, quản lý sẽ lấy từng vân tay của nhân viên và sau đó cài đặt vào bộ nhớ của máy. Sau khi bắt đầu chấm công bằng vân tay, thiết bị sẽ phân tích, so sánh và đối chiếu so với dữ liệu đã được lưu trữ để xác định danh tính của nhân viên.
Ưu điểm của dòng máy chấm công là không thể chấm công hộ cho nhau, hay giả chấm công được, qua đó phải đích thân người nhân viên tự chấm công cho mình, từ đó nâng cao chất lượng nhân viên. Không những thế, máy chấm vân tay còn có dung lượng khá cao, có thể lưu được một số lượng vân tay của nhân viên lớn.
Máy còn được sử dụng kết nối với các phần mềm máy tính, giúp dễ dàng trích xuất dữ liệu hơn so với các loại máy chấm thông thường. Tốc độ chấm công vô cùng nhanh chóng và độ chính xác cực kỳ cao.
Tuy nhiên, máy không phù hợp sử dụng ở những nơi nhân viên tiếp xúc nhiều hóa chất và nước, điều này làm mờ và mất vân tay nhân viên. Phải lắp đặt nhiều máy nếu công ty đông nhân viên, tránh tình trạng nhận diện quá lâu.
Máy dùng thẻ từ, thẻ cảm ứng để chấm công
Máy chấm công là loại máy được sử dụng thẻ từ hoặc thẻ cảm ứng khi chấm công, mỗi nhân viên sẽ được cấp một tấm thẻ đã đồng bộ các thông tin của họ thành một dãy số riêng biệt, những thông tin này sẽ được bộ phận nhân sự đưa lên bộ nhớ của máy để có thể nhận diện được nhân viên. Việc chấm công vô cùng đơn giản, nhân viên chỉ cần đưa thẻ cảm ứng lại gần máy chấm và đợi thông báo của thiết bị.
Ưu điểm của loại máy sử dụng thẻ từ này là thời gian chấm công nhanh chóng, chỉ cần đưa thẻ vào, không quá 10 giây đã có thể chấm công thành công. Không những thế, thẻ từ còn được làm bằng chất liệu cao cấp, dễ dàng bảo quản và tránh sự hư hại không cần thiết.
Thời gian sử dụng loại máy này lâu dài, với tuổi thọ vô cùng cao, lưu trữ được nhiều thông tin của nhân viên. Ngoài ra, khi mất điện, máy cũng có thể lưu trữ được dữ liệu của nhân viên khi chấm công, tiện lợi cho việc sử dụng tại những nơi thường xuyên có sự cố về điện.
Máy có một nhược điểm vô cùng lớn chính là nhân viên có thể chấm công hộ cho nhau, làm giảm ý thức làm việc và trách nhiệm đối với công việc của mình. Không những thế, việc sử dụng thẻ có thể khiến cho nhân viên dễ bị quên mang, ảnh hưởng đến việc chấm công, thẻ có thể bị mất tính từ, phát sinh chi phí mua thêm thẻ…
Chấm công thông qua việc sử dụng thẻ giấy
Máy chấm công thẻ giấy là một loại máy chấm cơ học, có giá vô cùng rẻ trên thị trường và cơ chế hoạt động của nó rất đơn giản. Người dùng chỉ cần có một tấm thẻ bằng giấy để ghi lại mọi thông tin chấm công trong một tháng để có thể thực hiện việc chấm công.
Loại máy chấm thẻ giấy này phù hợp cho việc sử dụng tại các công ty, nhà xưởng có tình chất làm việc đặc thù như làm việc ở những nơi bụi bẩn, dầu mỡ hoặc phải mặc đồ bảo hộ không thể sử dụng những hình thức chấm công khác. Với ưu điểm dễ dàng sử dụng ở những môi trường đặc thù, việc sử dụng lại vô cùng đơn giản, không cần cài đặt quá nhiều.
Không những thế, giá thành của loại máy này tương đối rẻ, tích hợp hệ thống chuông báo giờ ngay tại công xưởng, tốc độ in mực giấy nhanh, chính xác. Máy có thể phân biệt được mặt thẻ và ngày làm chính xác, ngoài ra một số sản phẩm được trang bị màn hình LCD sẽ hiển thị ngày giờ làm việc.
Tuy nhiên, việc sử dụng thẻ giấy sẽ gây khó khăn trong việc bảo quản, mất thêm chi phí cho mực in và giấy in trong suốt quá trình làm việc. Số lượng nhân công thường không nhiều, dễ xảy ra tình trạng chấm công hộ và cuối tháng bộ phận nhân sự vẫn phải tổng hợp lại thông tin của máy chấm bằng thủ công.
Máy chấm công thông qua việc nhận diện khuôn mặt
Đây là dòng máy cao cấp nhất trên thị trường hiện nay và ngày được ưa chuộng sử dụng bởi những tính năng khác biệt của nó đem đến hơn hẳn so với các loại máy chấm khác. Máy chấm bằng khuôn mặt là thiết bị sử dụng khuôn mặt của người dùng để nhận diện danh tính và thời gian ra vào đi làm của từng nhân viên.
Các thông tin người dùng sẽ được lưu trữ bên trong thiết bị, khi chấm các camera sẽ chụp lại hình ảnh và so sánh dữ liệu được lưu trữ trong máy, sau đó thông báo đến nhân viên. Với ưu điểm có khả năng nhận diện khuôn mặt chính xác, bảo mật cao, không thể xảy ra trường hợp chấm công hộ, phù hợp cho nhiều loại môi trường làm việc khác nhau.
Không những thế, máy còn tích hợp nhiều công nghệ hiện đại như tích hợp với khóa cửa. Tuy vậy nhưng chi phí để lắp đặt sản phẩm này tương đối cao và thời gian nhận diện khá lâu.
Tiêu chí để chọn máy chấm công
Tùy thuộc vào nhu cầu, túi tiền của mỗi người thì ta có thể lựa chọn được các loại máy chấm công thông qua nhiều tiêu chí khác nhau. Cùng tìm hiểu các tiêu chí cần dựa vào khi lựa chọn máy chấm ngay bên dưới đây.
Chọn các loại máy tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng
Hiện nay, các loại máy chấm công thường có những ưu nhược điểm riêng, nên cần phải căn cứ nhu cầu sử dụng của mình để lựa chọn thiết bị phù hợp nhất. Máy chấm bằng giấy phù hợp cho các địa điểm nhiều có ca làm, nhân viên không thuận tiện để sử dụng các phương pháp chấm khác.
Máy chấm công thẻ từ và cảm ứng phù hợp cho các doanh nghiệp có quy mô đông. Máy chấm vân tay và không mặt phù hợp cho các văn phòng đòi hỏi tính bảo mật, an toàn cao, không qua đông nhân viên vì loại máy này thường tốn nhiều thời gian chấm hơn so với các loại máy khác…
Dựa trên thương hiệu và mức giá hợp lý
Nên chọn mua các loại máy chính hãng từ các thương hiệu nổi tiếng sẽ đảm bảo được chất lượng của máy và chế độ bảo hành cho thiết bị bạn. Một số các nhà sản xuất nổi tiếng trên thị trường như: Ronald Jack, Wise Eye, ZKteco,…
Tùy vào các tính năng và loại máy nên thường có nhiều mức giá khác nhau, giá thường giao động từ 3 đến 10 triệu đồng. Phụ thuộc vào khả năng và túi tiền của từng người có thể lựa chọn loại máy sao cho phù hợp.
Chọn máy chấm công dựa trên thiết kế và sự tiện lợi sử dụng
Máy chấm công được làm từ các chất liệu cao cấp sẽ hoạt động lâu dài và bền bỉ hơn. Thiết kế của máy nên nhỏ gọn, không tốn nhiều diện tích và cần dễ sử dụng để xử lý các tác vụ chấm công nhanh chóng để tối ưu việc chấm công hiệu quả nhất.
Sử dụng máy chấm công đúng cách liệu có khó khăn?
Để phát huy được hiệu quả của máy, thì người dùng cần phải sử dụng đúng cách và có ý thức kỷ luật tốt. Các doanh nghiệp cần áp dụng một số điều như không nên phạt nặng các nhân viên đi trễ, chỉ phạt nặng họ nếu đi trễ và còn làm ảnh hưởng đến kết quả của công việc được giao.
Thời gian chấm công thường nên để dư ra khoảng 10 phút, để phòng trường hợp người chấm gặp sự cố trên đường đi làm. Khi chấm các nhân viên nên check in và check out để họ biết được thời gian làm việc chính xác, từ đó có chế độ giờ giấc khác nhau với những nhân viên tăng ca.
Kết luận
Máy chấm công là thiết bị cần thiết đối với mọi công ty, doanh nghiệp để phát triển chính bản thân họ, có thể cạnh tranh được với nhiều doanh nghiệp khác. Qua bài viết này đã có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về loại máy này, từ đó có thể lựa chọn được máy chấm phù hợp với nhu cầu, mục đích của mình.
