Bảng lương có thể hiểu là văn bản tổng hợp số tiền thực mà doanh nghiệp cần phải trả cho người lao động trong một khoảng thời gian nhất định. Thu nhập đó được dựa vào năng suất làm việc của họ. Vì thế nó có vai trò quan trọng đối với mỗi cá nhân hay doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này cũng như các nguyên tắc và thủ tục tính lương ra sao, hãy cùng tìm hiểu qua bài bên dưới nhé!
Bảng lương là gì?
Bảng lương là văn bản tổng hợp toàn bộ số tiền thực mà doanh nghiệp cần phải trả cho người lao động của mình. Trong đó bao gồm những khoản tiền lương, tiền thưởng, trợ cấp, phụ cấp,…trong một khoảng thời gian nhất định. Tổng thu nhập mà người lao động được hưởng và được ghi trong bảng lương đều được dựa trên năng suất làm việc, mức độ hoàn thành công việc của người lao động.
Thang bảng lương được hiểu là sự tương quan tỉ lệ tiền lương giữa người lao động trong một đơn vị, một ngành hay một nhóm ngành kinh tế kỹ thuật,… Việc xây dựng sẽ được dựa trên cơ sở công việc thực tế, kinh nghiệm làm việc cũng như trình độ của người lao động.
Để đảm bảo cho việc sử dụng lao động hợp pháp cũng như đáp ứng tính minh bạch trong thanh toán lương, doanh nghiệp phải xây dựng thang bảng lương hàng năm. Hơn thế nữa, đây còn là hồ sơ của doanh nghiệp về lương, thưởng sau khi đã khấu trừ thuế để quyết toán với nhân viên của mình. Trong trường hợp lập xong, nhân viên kế toán cần phải kiểm tra, xem xét cũng như trả lương cho người lao động.
Xét theo góc độ của chuyên ngành kế toán, bảng lương là thứ rất cần thiết và quan trọng. Bởi nó liên quan đến thuế, tiền lương. Vì vậy, công việc này có ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập ròng của một doanh nghiệp. Vậy nên, khi làm bạn cần phải tuân thủ đúng theo quy định.
Vai trò của bảng lương
Vì tiền chính là vấn đề nhạy cảm và có thể có khả năng xay ra sai sót khi quyết toán. Do vậy, nhiệm vụ và vai trò của bảng lương rất quan trọng đối với cá nhân và cả doanh nghiệp. Một số vai trò của bảng lương có thể kể đến như:
- Giúp doanh nghiệp đảm bảo công bằng trong vấn đề trả lương.
- Giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng kế hoạch hóa quỹ lương để đảm bảo được nguồn chi lương.
- Giúp cho người lao động biết thu nhập thực tế của chính mình.
- Giúp người lao động có thể có được kỳ vọng phấn đấu để đạt các vị trí có mức lương cao hơn trên thang lương.
- Giúp người lao động dễ dàng so sánh được sự cống hiến, đóng góp cũng như quyền lợi của họ với người khác.
Quy định mới nhất về xây dựng bảng lương
Theo quy định mới nhất, việc xây dựng thang, bảng lương và định mức lao động phải được thực hiện như sau:
- Người sử dụng lao động cần phải xây dựng thang, bảng lương và định mức lao động để làm cơ sở cho việc tuyển dụng, sử dụng lao động. Mức lương phải thỏa thuận theo công việc hay chức danh được ghi rõ trong hợp đồng lao động và phải trả lương cho người lao động.
- Mức lao động cần phải là mức trung bình và bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không cần phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường. Đồng thời phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.
- Người sử dụng lao động, khi xây dựng thang, bảng lương và định mức lao động cần phải tham khảo ý kiến của các tổ chức đại diện người lao động tại các cơ sở đối với các nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
- Thang, bảng lương và mức lao động phải được công khai tại nơi làm việc trước khi triển khai thực hiện.
Doanh nghiệp sẽ không cần phải nộp thang, bảng lương về Phòng Lao động thương binh Xã hội mà thay vào đó, doanh nghiệp cần xây dựng nó và công khai công bố tại nơi làm việc và lưu lại tại doanh nghiệp. Ngoài ra, xây dựng bảng lương còn phải tuân thủ theo một số điều sau:
Kết cấu thang lương
Kết cấu thang lương gồm có 2 trục: Trục dọc và trục ngang. Trục dọc biểu thị nhóm lương, còn trục ngang là hệ số lương. Với từng một nhóm lương sẽ có một hệ số lương tương ứng.
Số nhóm lương nhiều hay ít sẽ phụ thuộc vào số lượng các chức danh và tính chất đa dạng của chức danh công việc. Hệ số lương của từng nhóm sẽ phụ thuộc vào khả năng tiền lương chi trả cho nhóm chức danh nào đó. Ví dụ, khả năng tiền lương mà doanh nghiệp có thể sẵn sàng chi trả cho nhân viên kế toán là 3 đến 7 triệu đồng.
Xây dựng nhóm của bảng lương
Việc xây dựng nhóm lương thực chất được hiểu là việc xếp hạng những công việc theo giá trị từ thấp đến cao. Nhằm mục đích xây dựng nhóm lương một cách hợp lý cần phải căn cứ vào mô tả công việc của mỗi chức danh công việc, sau đó chấm điểm dựa trên các giá trị công việc, xếp hạng, chia thành nhiều nhóm lương khác nhau.
Xây dựng hệ số lương trong bảng lương
Hệ số lương và mức lương ít hay nhiều sẽ phụ thuộc vào các yếu tố sau:
- Biên độ của nhóm lương: Có nghĩa là khả năng mà doanh nghiệp có thể sẵn sàng chi trả cho một nhóm lương nào đó, phù hợp so với thị trường lao động và chiến lược định hướng của từng doanh nghiệp.
- Mức lương thực tế: Sẽ được xây dựng theo nguyên tắc từ thấp đến cao.
- Mức tăng ở từng hệ số lương: Mức tăng khuyến khích là không thấp hơn 5% và không nên vượt quá 20%. Nếu tăng ít hơn 5% sẽ không tạo được cho người lao động động lực làm việc.Ngược lại nếu tăng quá 20% sẽ dễ dẫn đến kịch trần lương.
- Vòng đời của ngành, nghề: Đi theo từng bước, từ việc bắt đầu làm quen đến học hỏi rồi đến thành thạo và cuối cùng là chuyên gia.
- Độ chồng của những nhóm lương: Hệ số thứ nhất của nhóm trên, có thể sẽ tương đương với hệ số thứ 3 của nhóm bên dưới.
- Tỷ lệ lạm phát: Căn cứ vào tỷ lệ lạm phát ở hiện tại mà nhà nước có thể điều chỉnh thang lương nhằm đảm bảo thu nhập và đời sống cho người lao động.
Nguyên tắc tính lương đối với một doanh nghiệp
Bất cứ ai đi làm cũng đều mong muốn nhận được lương vào cuối tháng. Để việc phát lương đúng hạn cũng như công sức của người lao động bỏ ra, buộc doanh nghiệp cần phải lập bảng để người lao động theo dõi lương của mình.
Dễ dàng nhận thấy, mỗi đơn vị sẽ có các quy định về hình thức tính lương cho nhân viên riêng biệt. Tuy nhiên, nó cần phải được dựa vào nguyên tắc của Luật lao động. Xét về cơ bản, cách để tính lương của công ty dành cho người lao động có thể hiểu cụ thể như sau.
Quy định về khoản lương
Dễ dàng nhận thấy, mỗi đơn vị sẽ có quy định về các hình thức tính lương cho nhân viên riêng biệt. Khi tiến hành tính lương cho người lao động, bạn cần phải tuân thủ đầy đủ các điều khoản theo quy định, cụ thể như sau:
- Cách tính: Cần phải căn cứ vào số ngày công làm việc của từng nhân viên trong 1 tháng.
- Lương chính: Được nhà nước quy định tại Nghị định số 153/2016 NĐ-CP – đây chính là mức lương chính thức dành cho nhân viên làm việc hành chính trong điều kiện bình thường.
- Trợ cấp và phụ cấp: Đây chính là các khoản tiền được chi trả sau khi đã ký kết hợp đồng lao động tối thiểu 3 tháng.
- Lương khoán: Áp dụng dành cho người lao động làm việc thời vụ.
- Lương thời gian: Áp dụng cho toàn bộ nhân sự của công ty.
- Lương thử việc: So với mức lương chính phải chiếm 85%.
- Lương đóng bảo hiểm xã hội: Theo quy định của Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH.
Quy định tính và trả lương
Các doanh nghiệp khi tính lương cho nhân viên của doanh nghiệp cần phải tuân thủ theo các nguyên tắc dưới đây:
- Cần phải chuẩn xác về số liệu, bảo đảm được thời gian trả lương cho người lao động đúng với quy định.
- Tính lương dựa vào thời gian làm việc hiện trên bảng chấm công.
- Tiền lương tháng được tính bằng: Lương cứng + phụ cấp : 26 x số ngày công thực tế.
- Thời hạn trả lương được tùy thuộc vào quy định của từng công ty.
- Tiền lương làm theo giờ phải đáp ứng theo quy định tại Luật lao động.
Một số nguyên tắc trong xây dựng bảng lương
Căn cứ vào từng tổ chức sản xuất, lao động và doanh nghiệp mà việc xây dựng, quyết định thang, bảng lương đối với lao động quản lý, chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ và công nhân trực tiếp kinh doanh, sản xuất phục vụ sẽ khác nhau.
Bội số của thang lương chính là hệ số chênh lệch giữa mức lương của công việc hay các chức danh có yêu cầu trình độ kỹ thuật cao nhất so với mức lương công việc hay chức danh yêu cầu trình độ kỹ thuật thấp nhất.
Số bậc của thang, bảng lương phụ thuộc vào độ phức tạp trong quản lý, các cấp bậc công việc hay các chức danh. Khoảng cách độ chênh lệch giữa hai bậc lương liền kề cần bảo đảm khuyến khích để người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ thuật và tích lũy kinh nghiệm cũng như phát triển tài năng nhưng ít nhất phải bằng 5%.
Mức lương thấp nhất, hay mức lương khởi điểm của công việc hoặc chức danh trong thang bảng lương được công ty xác định dựa trên cơ sở mức độ phức tạp của công việc hay chức danh. Tương ứng với kỹ năng, trình độ trách nhiệm và kinh nghiệm cần phải có của người lao động để thực hiện công việc.
Khi xây dựng và áp dụng thang, bảng lương cần phải bảo đảm sự bình đẳng, không phân biệt đối xử về giới tính, màu da, dân tộc, các thành phần xã hội, tình trạng hôn nhân, tôn giáo, tín ngưỡng, khuyết tật. Cũng như các lý do về thành lập, gia nhập và hoạt động công đoàn đối với người lao động.
Thủ tục xây dựng bảng lương
Thực tế, khi cần bổ sung sửa đổi hay xây dựng, các doanh nghiệp cần phải tham khảo ý kiến từ các tổ chức đại diện tập thể người lao động. Sau khi xây dựng thang bảng lương được hoàn tất, công ty cần phải gửi đến các cơ quan quản lý Nhà nước về lao động cấp huyện tại địa điểm đặt cơ sở sản xuất.
Đồng thời, bạn cũng cần công khai công bố để người lao động được biết rộng rãi, rõ ràng và minh bạch. Nhìn chung, các doanh nghiệp sử dụng lao động cần phải bắt buộc xây dựng thang bảng lương và dựa trên 2 cơ sở pháp lý. Đó chính là Nghị định số 05/2015/NĐ-CP và Bộ luật lao động số 10/2012/QH13.
Kết luận
Tóm lại, bảng lương có thể hiểu là danh sách tổng hợp lương của toàn bộ người lao động trong cùng một tổ chức, doanh nghiệp. Hy vọng các thông tin mà bài viết đã cung cấp trên đây sẽ giúp các bạn hiểu hơn về khái niệm cũng như những quy định, nguyên tắc áp dụng trong việc xây dựng và tính lương một cách thật chính xác.
