Hệ thống quản lý sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn hoạt động trơn tru hơn. Đồng thời, chúng còn có tác dụng ổn định tổ chức, đẩy mạnh năng suất và tăng doanh thu. Hiện nay, có rất nhiều hệ thống quản lý khác nhau trong một doanh nghiệp. Sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn chi tiết nhất về toàn bộ những thông tin này nhé.
Hệ thống quản lý là gì?
Hệ thống quản lý được hiểu là tập hợp những yếu tố liên quan nhau, hoạt động tương tác lẫn nhau của một tổ chức. Việc này nhằm mục đích thiết lập nên những chính sách, mục tiêu cũng như quá trình để một doanh nghiệp đạt được mục tiêu đó.
Một hệ thống chắc chắn có thể giải quyết được không chỉ một mà rất nhiều lĩnh vực khác nhau như: quản lý chất lượng, tài chính và môi trường,…Những yếu tố cấu thành nên một hệ thống về thông tin chất lượng chính là: cơ cấu, vai trò, trách nhiệm, hoạch định, vận hành,… Vùng hoạt động của hệ thống này có thể bao gồm các tổ chức, những chức năng cụ thể của tổ chức đó. Hoặc các bộ phận cụ thể được nhận biết của một tổ chức.
Ý nghĩa áp dụng hệ thống quản lý trong doanh nghiệp
Đối với nền kinh tế nước ta hiện nay, việc áp dụng phần mềm quản lý là điều cực kỳ quan trọng đối với các doanh nghiệp. Dù cho đơn vị của bạn thuộc quy mô sản xuất lớn, nhỏ hay trung bình đều phải cần đến hệ phần mềm quản lý. Chúng sẽ giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động theo đúng nguyên tắc, vận hành theo đúng ý định của nhà sáng lập.
Những doanh nghiệp biết áp dụng hệ thống chặt chẽ sẽ khác hẳn với những doanh nghiệp còn non kém. Sự nghiêm ngặt từ ngay giai đoạn đầu sẽ xây dựng nên một hệ thống quản tốt nhất, đảm bảo tác phong làm việc của tất cả mọi người.
Bên cạnh đó, hệ thống này còn tạo nên giá trị uy tín cho doanh nghiệp trên thị trường. Tạo nên cảm giác tận tâm cho người lao động luôn cố gắng làm việc hết sức lực nhằm xây dựng một doanh nghiệp lớn mạnh hơn.
Đặc điểm của hệ thống quản lý
Hệ thống quản lý là toàn bộ những công cụ hoạch định, thực hóa các chiến lược, chính sách, nguyên tắc,…Các quy trình và thủ tục nhằm triển khai các chiến lược kinh doanh mang lại lợi ích cao nhất cho doanh nghiệp.
Hiện nay, phần mềm quản lý khá đa dạng và được chia thành nhiều phân khúc khác nhau. Dựa vào các phương pháp quản lý doanh nghiệp đi đến tư duy và nhận thức, chúng ta có thể chia hệ thống ra thành:
- Hệ thống chất lượng chuẩn ISO 9000.
- Hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.
- Hệ thống sản xuất tinh gọn nhằm tăng năng suất, giảm thiểu chi phí, rút ngắn được thời gian và tăng lượng sản xuất.
- Hệ thống hoạch định tốt các nguồn lực của doanh nghiệp ERP. Hệ thống này sẽ giúp bạn quản trị tốt nhất cũng như xử lý nhanh chóng, kịp thời những vấn đề phát sinh.
Muốn tạo ra một doanh nghiệp vững mạnh và thành công bền vững, bạn cần biết cách sử dụng nguồn lực hiệu quả. Đặc biệt, giải pháp ERP đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm và ưa chuộng, sử dụng phổ biến nhất hiện nay.
Lợi ích xây dựng hệ thống quản trị tại doanh nghiệp
Có thể thấy, lợi ích mà hệ thống đem lại cho các doanh nghiệp là vô kể. Tuy nhiên, sau đây chúng ta sẽ điểm qua những lợi ích chính khi áp dụng hệ thống quản lý vào doanh nghiệp là:
Hệ thống quản lý tạo ra lợi thế cạnh tranh
Tuy hệ thống đòi hỏi doanh nghiệp phải bỏ ra một số vốn thật lớn. Tuy nhiên, tính đến lợi ích dài hạn thì đây là một khoản đầu tư đúng đắn. Trong khi nhiều doanh nghiệp cứ dựa dẫm vào con đường xưa cũ thì nhà sản xuất lại tìm giải pháp mới.
Tạo ra khả năng hoạch định chính xác các phòng ban, nâng cao năng suất làm việc. Nổi bật trước các đối thủ cạnh tranh vì những rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động đã được giảm thiểu.
Hỗ trợ tốt quy trình vận hành
Phần mềm hệ thống quản lý doanh nghiệp tốt sẽ hỗ trợ bạn loại bỏ đi những quy trình bị lặp đi lặp lại. Vấn đề thu nhập thông tin thủ công được giảm đáng kể, cải thiện năng suất người dùng và loại bỏ vấn đề thu thập dữ liệu không chính xác.
Hợp lý hóa quy trình kinh doanh giúp cho doanh nghiệp thu được nguồn dữ liệu đơn giản và hiệu quả hơn. Biết cách thiết kế cho doanh nghiệp đi đúng hướng, kỹ càng trong từng chi tiết tạo nên sự dễ dàng cho người dùng và cả khách hàng.
Hệ thống quản lý năng cao được khả năng dự báo
Sử dụng phần mềm hoạch định sẽ cung cấp đến người dùng những công cụ dự báo chính xác nhất. Điều này, sẽ tạo ra cái nhìn tổng quan và lập kế hoạch tốt hơn cho người dùng và doanh nghiệp.
Khi có những thông tin dự báo chính xác, doanh nghiệp cũng sẽ giảm thiểu được chi phí kinh doanh hiệu quả. Tiết kiệm vốn và tạo ra sự chủ động hơn trong công việc quản lý của doanh nghiệp. Cập nhật thông tin liên tục theo thời gian từ đó công ty có thể đưa ra những ước tính thực tế và dự báo có ích nhất.
Hệ thống quản lý tăng cường sự hợp tác cho các bộ phận
Một doanh nghiệp sẽ hoạt động không hiệu quả nếu các bộ phận không có mối liên kết với nhau. Vấn đề tương tác giữa các bộ phận cực kỳ quan trọng và cần thiết đối với doanh nghiệp. Khi sử dụng phần mềm quản lý, những bộ phận có thể dễ dàng chia sẻ và nắm bắt thông tin của nhau.
Điều này, sẽ tạo ra mối liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban với nhau hơn. Bên cạnh đó, phần mềm này còn cập nhật theo thời gian thực tế. Vì thế, cho dù bạn đang nơi đâu vào thời điểm nào trong ngày thì bạn cũng có thể chia sẻ thông tin và nguồn dữ liệu với nhau.
Quản lý giúp tiết kiệm chi phí
Bất kỳ doanh nghiệp nào hoạt động đều rất e ngại về vấn đề tài chính bị rủi ro, thất thoát. Tuy nhiên, nếu bạn có nguồn thông tin chính xác, theo đúng thời gian thực thì vấn đề này sẽ được giảm thiểu. Hệ thống quản lý hoạch định sẽ cho phép bạn hoạch định tốt nguồn lực của doanh nghiệp, đầu tư tiền bạc và những vấn đề cần thiết khác.
Nhà sản xuất sẽ được trao quyền chủ động hơn trong việc quản lý hoạt động, giảm vấn đề gián đoạn và chậm trễ. Doanh nghiệp có thể chia nhỏ thông tin và giúp cho người dùng có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn. Tạo ra những giải pháp cho doanh nghiệp cực kỳ thông minh và tiết kiệm được nhiều chi phí.
Hệ thống quản lý giúp quy trình được sắp xếp hợp lý nhất
Nếu doanh nghiệp đang phát triển và mở rộng thì tất cả hoạt động của họ cũng dần phức tạp lên. Việc này sẽ tạo ra những sai lầm làm thất thoát nhiều chi phí cho doanh nghiệp. Vì thế, với sự có mặt của thông tin quản lý, chúng sẽ cung cấp cho bạn những thông tin, giải pháp, đồng thời còn có khả năng loại bỏ sai sót cao.
Hiệu quả và năng suất tăng dần sẽ giúp người dùng điều hướng nhanh gọn được những quy trình phức tạp. Giảm thiểu tình trạng phải nhập lại dữ liệu và cải thiện chức năng sản xuất, hoàn thành các đơn hàng và giao hàng trơn tru.
Quản lý có tính linh hoạt và di động
Tập trung vào khách hàng chính là lợi thế của hệ thống hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp. Với hệ thống quản lý, người dùng có thể tự do truy cập vào dữ liệu tạo bất kỳ nơi đâu chỉ cần có thiết bị kết nối với internet. Tính năng thích ứng của nó cũng rất cao vì thế nó sẽ dễ dàng làm tăng năng suất cũng như tạo điều kiện dễ dàng khi truy cập thông tin.
Tăng năng suất hiệu quả cao cho doanh nghiệp nhanh chóng
Mọi doanh nghiệp khi hoạt động đều hướng đến vấn đề tiết kiệm được thời gian nhưng lại năng suất. Những công việc mang tính nhàm chán sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến các bước phát triển của một doanh nghiệp. Thậm chí còn ảnh hưởng sâu sắc đến khách hàng.
Thế nên, phần mềm này sẽ giúp bạn giải quyết tốt được những khúc mắt này. Thiết kế khoa học phù hợp với mục đích sử dụng giúp cho doanh nghiệp bỏ bớt được những công việc không cần thiết. Doanh nghiệp có thể tập trung 100% vào vấn đề quan trọng nâng cao năng suất.
Tình hình áp dụng hệ thống quản lý của các công ty
Hiện nay, phần mềm quản lý đang được nhiều người quan tâm nhất chính là phần mềm quản lý môi trường tại các doanh nghiệp. Thế nên, sau đây chúng tôi muốn phân tích sâu cho bạn về tình hình áp dụng cụ thể hệ thống này tại Việt Nam.
Sơ nét về thế giới thì hệ thống quản lý khi xuất hiện đã có mặt hơn 138 quốc gia và vùng lãnh thổ. Vào năm 2010 thì đã có hơn 140.000 doanh nghiệp được cấp chứng chỉ ISO 14001. Thấy được tầm quan trọng của chúng nên các tổ chức , doanh nghiệp tại Việt Nam cũng đã áp dụng hệ thống này.
Nguyên nhân quan trọng chính là khi Trung Quốc và Nhật Bản đầu tư vào Việt Nam mà họ lại là hai quốc gia sở hữu số lượng chứng chỉ hàng đầu. Cụ thể nhiều tập đoàn lớn đầu tư vào nước ta như: Honda, Panasonic, Canon,…yêu cầu các công ty con tại Việt Nam phải đầu tư vào hệ thống.
Sau năm 2010, không chỉ có các doanh nghiệp mà cả nhà nước ta cũng quan tâm đến hệ thống. Nhận thức được việc bảo vệ môi trường và sức ảnh hưởng của nó. Ban đầu chỉ xuất phát từ yêu cầu của phía đối tác những về sau nhiều tổ chức doanh nghiệp đã chủ động đầu tư hơn. Nhằm phát triển bền vững và nâng cao được vị thế doanh nghiệp trên trường quốc tế.
Lời kết
Mức độ quan trọng của hệ thống quản lý đối với các tổ chức doanh nghiệp là cực kỳ lớn. Thế nên, nếu bạn là một doanh nghiệp muốn nhận được những lợi ích từ hệ thống này thì đừng quên đầu tư nhanh. Đây chính là cái gốc để doanh nghiệp bạn có thể vươn cao và vươn xa đấy nhé.
