Với xu hướng của công nghiệp hóa và hiện đại hóa như hiện nay thì bắt buộc mỗi doanh nghiệp đều phải số hóa dữ liệu từ mọi quy trình. Hiện nay các ứng dụng office đã không còn đóng vai trò quan trọng như ngày trước mà thay vào đó là sự lên ngôi của những phần mềm quản lý công việc.
Phần mềm quản lý công việc là như thế nào?
Phần mềm quản lý công việc được định nghĩa là một ứng dụng có thể số hóa mọi dữ liệu từ mọi quy trình quản lý và có những chức năng dùng để theo dõi mọi công việc cho các thành viên trong công ty hay doanh nghiệp giúp công việc được diễn ra theo kế hoạch.
Vai trò với cấp quản lý
Phần mềm quản lý công việc có thể theo dõi và giám sát chặt chẽ các hoạt động của nhân viên một chấp linh hoạt hơn so với phương pháp quản lý truyền thống như chỉ dựa vào báo cáo thông qua email.
Bên cạnh đó ứng dụng còn có thể phân phối lại nhiệm vụ cho từng thành viên một tính khách quan và công bằng nhất. Phần mềm quản lý còn có thể hỗ trợ trong việc sắp xếp và xây dựng những kế hoạch một cách khoa học khiến cho tất cả công việc sẽ được đảm bảo hoàn thành đúng thời gian theo quy định.
Vai trò với nhân viên
Đối với nhân viên phần mềm quản lý công việc còn có thể thấy được những phần mà mình thường gặp lỗi sai hay bỏ sót. Từ đó giúp nhân viên nhận ra đâu là điểm mạnh đâu là điểm yếu của họ.
Phần mềm còn thấy tính toán và sắp xếp thời gian làm việc một cách khoa học và hợp lý giúp các nhân viên có thể đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ của mình. Ngoài ra đây là công cụ cộng tác khá hiệu quả với các thành viên trong công ty để cùng nhau đạt được mục tiêu chất lượng nhất có thể.
Vai trò phần mềm quản lý công việc ở các doanh nghiệp
Các phần mềm quản lý các công việc ra đời với mục đích hướng cho doanh nghiệp đến kỷ nguyên 4.0 tức là mọi thứ đều tự động hóa cho dù doanh nghiệp đang kinh doanh theo loại hình nào dịch vụ, sản xuất hay thương mại đều được. Dưới đây là một vài tính năng hữu ích của phần mềm quản lý mang lại.
Quản lý các công việc khi làm việc đội nhóm
Với phần mềm quản lý công việc thì mọi công việc nhớ sẽ được tự hành một cách hợp lý trật tự mà không cần ai can thiệp vào. Quản lý sẽ không mất quá nhiều thời gian để nhắc nhở hay giao việc mà vẫn có thể kiểm soát được những tiến độ mà các thành viên trong nhóm đã làm. Với những chức năng sau đây chúng tôi tin chắc chắn rằng phần mềm sẽ giúp ích rất nhiều trong các công việc của đội nhóm.
- Thiết lập những quy trình theo tiêu chuẩn: tại mỗi phòng ban đều có thể chủ động lên kế hoạch cho công việc đội nhóm bằng cách thiết lập quy trình tự động cụ thể cho từng nghiệp vụ hay công việc chung và có thể hiển thị đầy đủ thông tin người thực hiện hay thời gian thực hiện ở mỗi bước.
- Phần mềm có thể tự động chuyển bước: sau khi những công việc đã được tạo ra và sẽ vận hành theo quy trình đã được thiết lập từ trước. Lần lượt các bước sẽ được thực hiện bước này hoàn thành xong thì sẽ được tự động chuyển sang bước tiếp theo nhằm để có thể hoạt động một cách đồng bộ tránh thiếu sót.
- Tự động bàn giao công việc: sau khi đã tự động chuyển các bước theo thứ tự thì phần mềm sẽ tự động bàn giao công việc cho những người phụ trách trong những bước đó và đồng thời sẽ gửi nhắc nhở đối với những người thực hiện hay người theo dõi tại những bước đó.
- Tự động nhắc nhở: với tính năng này sẽ giúp đánh giá chính xác mức độ hoàn thành công việc của thành viên.
Quản lý và giám sát tiến độ hoàn thành công việc
Các doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý công việc để có thể xây dựng hoặc quản lý một hay nhiều các dự án cùng một lúc với những giao diện trực quan rõ ràng và dễ hiểu.
- Quản lý những phụ thuộc trong công việc: trong mỗi dự án thì sẽ có nhiều chuỗi công việc phụ thuộc lẫn nhau. Để tránh gây sự trễ nải dây chuyền công việc này chưa hoàn thành dẫn đến công việc khác bị trễ nải thì phần mềm sẽ có những chức năng giúp tiết kiệm thêm nhiều thời gian trong quá trình triển khai công việc.
- Quản lý những thay đổi có trong dự án: Với những phần mềm này sẽ giúp cho những người quản lý có thể tạo ra những sự thay đổi trong dự án nhằm phục vụ cho công việc. Ví dụ như phần mềm có thể cho phép thay thế nhân sự khác hay thay thế các công việc hoặc hạng mục khác chưa được thực hiện bởi nhân sự đó bằng người mới mà không cần phải điều chỉnh quá rắc rối.
- Giám sát tiến độ một cách chặt chẽ: Với mỗi công việc hay mỗi dự án đều sẽ được thiết lập một hệ thống quản lý một cách chặt chẽ để có thể đưa ra cái nhìn toàn diện về tỉ lệ hoàn thành hay tiến độ dự án theo từng phần trăm hoàn thành công việc dựa theo số liệu thực tế.
Quản lý công việc đơn lẻ
Ngoài các tính năng giúp các doanh nghiệp có thể quản lý những công việc mang tính chất phức tạp thì phần mềm quản lý công việc còn mang đến những giải pháp dành cho những dự án đơn lẻ nằm ngoài dự án của các đội nhóm.
- Phần mềm có thể dễ dàng phân bổ cho từng cá nhân với những trách nhiệm và Tiến đoạn hoàn thành khác nhau tuy nhiên với tính năng này phần mềm vẫn sẽ quản lý tiến độ hoàn thành tránh các thành viên lơ là trong công việc.
- Thiết lập các chế độ báo cáo tiến độ của công việc và giám sát công việc một cách chính xác nhất.
Chấm công và quản lý các đơn từ
Chúng tôi tin rằng hầu hết các doanh nghiệp vẫn đang sử dụng các máy chấm công truyền thống, sau đó dữ liệu sẽ được đưa lên file excel để tính lương hàng tháng. Tuy nhiên với phần mềm quản lý thì bạn có thể hoàn toàn chấm công bằng thiết bị di động với những ưu điểm như:
- Có thể hoàn toàn thay thế những máy chấm công truyền thống.
- Tránh được những tình trạng chấm công hộ hay gian lận.
- Sao chép hay báo cáo dữ liệu bằng một thao tác.
Top các phần mềm quản lý hiện nay hay dùng
Phần mềm quản lý các công việc đóng vai trò rất quan trọng cho các doanh nghiệp về vấn đề quản lý nội dung hay triển khai những dự án. Sau đây chúng tôi xin liệt kê ra những phần mềm quản lý được đánh giá là hiệu quả nhất trong năm nay.
Zenkit
Zenkit sẽ cung cấp cho bạn những tính năng cơ bản nhất để có thể quản lý những công việc hay dự định của bạn mọi lúc mọi. Nơi đây là một giải pháp an toàn giúp bạn tổ chức và đơn giản hóa thông tin của bạn. Thông qua những hệ thống và cấu trúc giao diện dễ hiểu sẽ tạo ra cho người dùng một không gian làm việc linh hoạt.
Todoist
Phần mềm quản lý này được xem như là một giải pháp toàn diện với những tính năng cơ bản để giúp bạn có thể quản lý công việc của mình một cách dễ dàng. Todoist là một loại hình ứng dụng quản lý công việc với những danh sách công việc được triển khai trực tuyến và có sẵn trên 13 nền tảng khác nhau.
Ứng dụng tổng hợp được những loại nhiệm vụ và yêu cầu hoàn thành thành các danh sách dễ hiểu nhất để có thể dễ dàng theo dõi các tiến độ của công việc theo thời gian. Giúp người dùng có thể hiểu rõ hơn về những trách nhiệm cũng như năng suất làm việc của chính mình.
Trello
Trello là ứng dụng có thể tổ chức các dự án hay công việc một cách đơn giản và bạn có thể đánh dấu hay tạo bảng theo dõi công việc rất dễ. Đối với những người có nghề nghiệp tự do thì việc sử dụng trello để lập nên kế hoạch của bản thân là một lựa chọn hợp lý. Ngoài ra, các nhóm có thể sử dụng ứng dụng này để xây dựng quy trình làm việc bằng khả năng hiển thị các công đoạn của dự án đang theo dõi.
Những chú ý khi sử dụng phần mềm quản lý
Trong thời đại công nghiệp hóa hiện đại hóa việc bạn đơn giản hay tự động hóa những số liệu bằng cách áp dụng khoa học công nghệ là hoàn toàn hợp lý. Tuy nhiên trong quá trình sử dụng các phần mềm quản lý bạn cần phải để ý những điều dưới đây để có thể phát huy tối đa tác dụng của phần mềm đem lại.
Hiểu được tính năng của phần mềm quản lý
Chúng ta cần sử dụng phần mềm quản lý công việc khi nào? Việc chúng ta xem xét hay nghiên cứu phần mềm đó sẽ giúp bạn biết bạn được gì nếu sử dụng nó. Từ việc hiểu những vấn đề đó bạn có thể áp dụng hiệu quả phần mềm vào việc quản lý hay giải quyết các vấn đề mà bạn đang gặp khó khăn.
Nắm chắc cách sử dụng
Những phần mềm quản lý hay những công cụ khác đều chỉ phát huy được tối đa tác dụng của mình khi người chủ biết cách sử dụng nó. Việc chúng ta nắm rõ cách sử dụng phần mềm sẽ tránh những sai lầm không đáng có.
Trong quá trình quản lý bạn có thể khiến cho cả hệ thống công ty bị lỗi nếu như thao tác bạn lập trình sai ở một công đoạn nào đó và từ những dữ liệu sai lầm ấy sẽ khiến cho một hội nhóm phải bị liên lụy.
Nhập dữ liệu chính xác
Phần mềm quản lý chỉ là một công cụ hỗ trợ chúng ta. Nó không phải là một chìa khóa vạn năng giúp chúng ta có thể hoàn thành mọi công việc. Chính vì vậy dữ liệu chúng ta đưa vào phải hoàn toàn chính xác.
Kết luận
Bạn nên nhớ rằng phần mềm quản lý công việc dù có thần kỳ cỡ nào thì cũng chỉ làm một công cụ cho con người tạo ra để giúp đỡ trong việc quản lý. Vì vậy chúng ta phải cẩn trọng trong từng giai đoạn, đặc biệt là giai đoạn nhập số liệu vì những sai sót nhỏ có thể làm hậu quả to.
