Trong hoạt động của doanh nghiệp việc kết nối với nhân viên là điều vô cùng quan trọng để xác định những mục tiêu có thật sự phù hợp. Và bản mô tả công việc không chỉ là căn cứ để thực hiện công việc theo kế hoạch đã đề ra. Mà người quản lý cũng có thể theo dõi tiến trình công việc hiệu quả hơn!
Trong những năm gần đây khái niệm về bản mô tả công việc ngày càng được sử dụng phổ biến hơn trong các doanh nghiệp. Vậy từ này có nghĩa là gì, chúng có thể áp dụng như thế nào trong những hoạt động của các công ty, tổ chức, doanh nghiệp?
Bản mô tả công việc là gì?
Hiểu một cách đơn giản bản mô tả công việc là tài liệu được lên kế hoạch nội bộ. hay còn được biết đến với tên gọi Job Description (JD). Trong đó tổng hợp rõ các yêu cầu đối với những công việc được giao, những nhiệm vụ cần thực hiện trong công việc, không thể thiếu mục trách nhiệm đối với công việc đã được đề ra. Không chỉ có vậy tay nữa này còn đưa ra những kỹ năng thiết yếu cho những công việc, nhiệm vụ cụ thể.
Nhờ vậy người thực hiện có thể dễ dàng xác định được định hướng, tiến trình làm việc. Không bị chậm trễ, lỡ kế hoạch, cũng không có bất cứ sự thiếu sót nào trong các nhiệm vụ được giao. Đồng thời người quản lý sẽ có thể dựa trên các bản mô tả này để theo dõi tiến trình công việc, đưa ra những đóng góp nhận xét kịp thời.
Nếu xây dựng một bản mô tả trong công việc một cách chi tiết và đầy đủ nhất. Trong đó sẽ có cả những thông tin chi tiết đề cập đến các mục như lương thưởng, những chế độ phúc lợi đãi ngộ cho nhân viên sẽ nhận được trong quá trình thực hiện công việc nữa đó!
Tại sao bản mô tả công việc lại cần thiết?
Giá trị của các bản mô tả hoạt động, công việc không chỉ rất cần thiết đối với ứng viên. Mà nó còn thể hiện được tầm quan trọng đối với các doanh nghiệp trong việc điều hành và phát triển, có những định hướng chính xác, đúng đắn.
JD càng được thực hiện chi tiết thì nó sẽ là kim chỉ nam để cho ứng viên có thể hiểu được công việc, vị trí, những yêu cầu đối với vị trí mà mình ứng tuyển hoặc đang thực hiện. Không chỉ có vậy chúng sẽ giúp các ứng viên đề ra cho những mục tiêu, dự định sắp tới trong công việc của mình.
Với những người mới ứng tuyển vào các công ty thì JD sẽ giúp bạn nắm được những đảng bộ của công ty đối với vị trí mình ứng tuyển. Từ đó sẽ có được những so sánh và đưa ra quyết định chính xác hơn trong việc ứng tuyển công việc. Người làm, nhân viên cũng sẽ có được những mục tiêu rõ ràng trong việc xác định sự thăng tiến trong công việc.
Đối với công ty thì JD sẽ giúp bên nhân sự giảm thiểu thời gian sàng lọc và tìm kiếm hồ sơ của ứng viên. Với những yêu cầu rõ ràng về kiến thức kỹ năng thái độ trong công việc của vị trí đó.
Không chỉ có vậy JD còn giúp cho người quản lý, người điều hành có thể nắm được tiến trình công việc, có cơ sở để giao những nhiệm vụ phù hợp đồng thời lên kế hoạch đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
Bản mô tả công việc bao gồm những yếu tố gì?
Khi xây dựng một bản mô tả công việc người xây dựng phải là người có kiến thức, có kinh nghiệm. Bởi vì JD sẽ quyết định trực tiếp đến những định hướng phát triển và quá trình thực hiện các định hướng đó. Chính vì vậy những nội dung có trong JD phải đầy đủ chính xác và chi tiết!
JD phải có đầy đủ những thành phần nào?
Trong mỗi bản JD ứng viên theo dõi sẽ có thể tìm thấy được tất cả những thông tin cần thiết. Họ có thể hình dung được công việc, vị trí và JD cũng là một trong số những cách để các nhà tuyển dụng thu hút được nhân tài. Như vậy để xây dựng một bản mô tả công việc hoàn hảo cần có:
- Thông tin chung: phần thông tin này sẽ gồm có vị trí công việc (nêu ngắn gọn vị trí, chức năng công việc); bộ phận/ phòng ban là gì?
- Mô tả công việc: đây là phần cần điền đầy đủ và chính xác những nội dung, giúp nhân viên, ứng viên có thể hiểu rõ về công việc đó. Viết ngắn gọn súc tích và liệt kê những nhiệm vụ chính, công việc cụ thể cần thực hiện sẽ giúp ứng viên có được quyết định trong việc lựa chọn công việc
- Yêu cầu: đây là những yêu cầu của nhà tuyển dụng bao gồm thái độ, kiến thức, kỹ năng cho công việc. Nhà tuyển dụng càng ghi rõ và chi tiết những yêu cầu thì sẽ càng dễ dàng tìm được những ứng viên phù hợp với vị trí cần tìm
- Quyền lợi: và cuối cùng trong một bản JD một quyền lợi sẽ là những vấn đề được nhân viên quan tâm nhất ngay từ khi mới ứng tuyển vào vị trí công việc của các doanh nghiệp. Cần được quy định rõ và thống nhất ngay từ đầu thì sẽ dễ dàng hơn trong quá trình làm việc, ví dụ những nội dung có thể xuất hiện trong bản JD như: lương, thưởng, yêu cầu tăng lương, cơ hội thăng tiến…
JD sẽ trả lời được những câu hỏi nào?
Với những thông tin có trong các bản JD mà nhà tuyển dụng đưa ra. Ứng cử viên sẽ có thể dễ dàng hơn trong việc tìm hiểu và lựa chọn cho mình công việc phù hợp với năng lực và sở thích. Vậy một bản JD tiêu chuẩn sẽ đáp ứng và giúp bạn trả lời được những câu hỏi nào?
- JD Cho biết ai sẽ là người thực hiện công việc, những công việc đó là gì?
- Vị trí, chức danh của người thực hiện công việc trong tổ chức, vai trò của vị trí đó trong hệ thống tổ chức này là gì?
- Mục tiêu thực hiện công việc
- Những đầu công việc chính, những nhiệm vụ cần hoàn thành và những mốc thời gian quy định cụ thể
- Vị trí, nơi làm việc hoặc nơi thực hiện công việc ở đâu?
- Yêu cầu đối với công việc đã được hoàn tất là gì?
- Sử dụng trang thiết bị và phương tiện nào phục vụ cho công việc?
- Xác định cơ hội và rủi ro trong quá trình thực hiện công việc….
Nói chung bản mô tả công việc càng chi tiết đầy đủ thì sẽ càng dễ dàng hơn trong việc thực hiện công việc được yêu cầu. Nhân viên cũng có thể xây dựng những định hướng phù hợp với yêu cầu đã được đưa ra để tránh tốn thời gian và đạt năng suất cao hơn trong quá trình làm việc.
Cách xây dựng JD như thế nào?
Điều bạn cần biết đó chính là cách xây dựng bản mô tả công việc không chị có những thông tin đầy đủ. Mà những nội dung được đề cập đều phải đáp ứng được nhu cầu của vị trí bộ phận Đang được tuyển dụng. Đồng thời sẽ tìm được những người có kiến thức, kỹ năng và thái độ phù hợp với vị trí công việc đang cần tìm.
Để thực hiện được một bản JD phù hợp phải làm như thế nào? Với những nội dung đã có sẵn thì sẽ cần điều chỉnh làm sao? Hãy cùng theo dõi cách xây dựng JD ngay dưới đây nhé!
Bước 1: Xác định yêu cầu và lập kế hoạch
Đây là khâu đầu tiên và cũng là khâu quan trọng nhất trong việc xây dựng JD. Bởi vì để có thể tìm kiếm được những ứng cử viên sáng giá thì bản mô tả công việc chi tiết và cần đáp ứng được những câu hỏi đã được liệt kê phía trên là điều quan trọng nhất.
Ví dụ như: nhiệm vụ của người thực hiện công việc là gì?, trách nhiệm của người thực hiện, tiêu chí đánh giá, quyền lợi, cơ hội thăng tiến, những yêu cầu và nội dung cần chú trọng….
Bước 2: Dựa yêu cầu bản mô tả công việc thu thập thông tin
Khi đã có được những định hướng rõ ràng, việc thu thập thông tin sẽ xác định được rõ ràng hơn về vị trí công việc, vai trò đối với doanh nghiệp. Ứng viên sẽ hiểu hơn về vị trí mà mình có thể sẽ ứng tuyển, làm việc.
Những thông tin nội bộ cũng sẽ được cung cấp đầy đủ trong các bản JD như mức lương, chế độ đãi ngộ… tuy nhiên trước khi tìm hiểu về các vị trí ứng cử viên sẽ có sự so sánh giữa các doanh nghiệp khác nhau để có thể tìm được nơi làm việc tốt nhất. Chính vì vậy cần khảo sát thị trường thật kỹ trước khi xây dựng bản mô tả công việc.
Bước 3: Phác thảo sơ bản JD
Sau khi đã có đầy đủ các thông tin cần thiết, nắm được những yêu cầu của công việc. Lúc này người lên kế hoạch cần tiến hành thao tác phác thảo sơ qua nội dung của JD. Từ đó có thể thêm hoặc bớt, kiểm tra các mục để ra cho phù hợp với vị trí công việc, những dữ liệu đã thu thập được.
Bước 4: Xây dựng bản mô tả công việc cụ thể
Cuối cùng khi đã nắm được những thông tin yêu cầu, lúc này cần bắt tay vào xây dựng JD càng cụ thể càng chi tiết thì sẽ tốt hơn. Lưu ý phải dựa trên bản phác thảo đã được phê duyệt có như vậy mới xây dựng được một bản mô tả công việc đầy đủ chính xác và chi tiết nhất. Giúp người xem có thể hiểu rõ hơn về công việc và những yêu cầu cụ thể!
Có thể sử dụng mẫu JD có sẵn hay không?
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều những bản mô tả công việc được xây dựng thành hình mẫu. Nếu không có thời gian hoặc muốn tham khảo thì hoàn toàn có thể lựa chọn một số nội dung, các mẫu JD Đừng thúc ép sẵn trên thị trường để thực hiện. Từ đó có thể thay đổi là thêm thông tin sao cho phù hợp với nhu cầu công việc của mình.
Tuy nhiên những bản mẫu thường không linh hoạt, dù nó có thể hiện thời gian hơn rất nhiều. Nhưng nếu có thể làm JD riêng theo tiêu chuẩn và những yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp mình thì sẽ đảm bảo chất lượng và thú ứng cử viên hơn.
Vai trò của bản JD trong các doanh nghiệp
Như đã nhắc đến trên bản mô tả công việc sẽ mang lại hiệu quả làm việc và giúp người quản lý nắm được tiến trình công việc hơn. Không chỉ có vậy trong quá trình hoạt động JD chính là công cụ để giúp cấp trên đánh giá năng lực, hoạt động và thái độ của nhân viên.
Đồng thời nội dung xây dựng một bản JD Được xem như là bộ mặt, khẳng định được sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Ứng cử viên cũng có thể dễ dàng lựa chọn và so sánh hơn trong quá trình tìm việc phù hợp.
Dựa vào bản JD sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian không tốn quá nhiều công sức trong việc lựa chọn phù hợp. Sàng lọc ứng cử viên nhanh hơn và chính xác hơn.
Kết luận
Với bất cứ doanh nghiệp nào, dù tính chất công việc khác nhau. Tuy nhiên việc xây dựng bản mô tả công việc là điều cần thiết cho sự phát triển. Chính vì vậy đừng bỏ qua thao tác quan trọng này để doanh nghiệp phát triển hơn!
