Mẫu bảng chấm công là biểu mẫu dùng để thống kê số ngày làm việc, nghỉ phép, giúp tính lương cho nhân viên chuẩn xác, minh bạch hơn. Bài viết hôm nay của chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn về loại chứng từ này và các phương pháp chấm công phổ biến nhất tại các doanh nghiệp, mời bạn đón đọc.
Thế nào là mẫu bảng chấm công?
Mẫu bảng chấm công là một chứng từ quan trọng mà hầu hết các công ty hay tập đoàn đều có. Chúng được dùng để theo dõi số lượng ngày công thực tế mà các nhân viên trong công ty đã làm việc, hoặc nghỉ làm, ngưng hưởng lợi tức từ bảo hiểm xã hội trong tháng.
Loại biểu mẫu này được xem là công cụ minh bạch, chuẩn xác nhất để tính lương cho người lao động. Chúng vừa giúp đảm bảo được quyền lợi hợp pháp cho người lao động, vừa giúp chủ doanh nghiệp thống kê được chuẩn xác nguồn tài sản của mình.
Để có thể thành lập nên một mẫu bảng chấm công hoàn chỉnh, bạn cần thu thập đủ các số liệu: Ngày công, giờ công, công nghỉ bù, sau đó thống kê lại vào biểu mẫu. Các công ty có nhân viên làm việc full time, part time có thể thiết lập hai file chấm công riêng để thuận tiện theo dõi.
Thông thường trong mỗi chuỗi công ty, các phòng ban, bộ phận, tổ, nhóm đều phải thực hiện lập biểu mẫu chấm công hàng tháng. Chúng được tổng hợp lại và lưu kho ở phòng kế toán. Các nhân viên này sẽ áp dụng thêm một số công thức từ giấy tờ liên quan khác và hoàn thiện biểu mẫu chấm công. Các bảng chấm công được làm trên máy tính với các công thức trên Excel.
Phân loại các mẫu bảng chấm công hiện nay
Các công ty thường có nhiều loại hình nhân viên lao động khác nhau: bán thời gian, toàn thời gian, nhân viên thực tập. Mỗi loại nhân viên đều sẽ có một hình thức chấm công và biểu mẫu chấm công riêng. Có những loại bảng phổ biến sau:
Mẫu bảng chấm công toàn thời gian
Đây là mẫu bảng chấm công khá đơn giản, không tốn quá nhiều thời gian thực hiện. Các nhân viên đáp ứng đi làm đủ 8 tiếng một giờ và 40-44 giờ mỗi tuần, từ thứ hai đến thứ sáu.
Bảng mẫu chấm công toàn thời gian hầu như chỉ gồm mục tên nhân viên và ngày làm việc. Nếu như người lao động nghỉ ngày nào thì tick vào ngày đó, sau đó thực hiện tính công như bình thường. Nếu như nhân viên có thực hiện tăng ca ngoài giờ làm việc, điều này sẽ được ghi vào ô ghi chú, thực hiện tính công theo quy định của nhà nước.
Mẫu bảng chấm công bán thời gian
Đối với mẫu bảng chấm công này, các HR trong công ty có thể theo dõi được quá trình làm việc của đội ngũ nhân viên không xuất hiện trong giờ hành chính. Các nhân viên cần tự mình đăng ký số giờ làm việc trong tuần và tự điền vào bảng điểm danh để thực hiện tính lương.
Bảng mẫu chấm công này sẽ bao gồm tên nhân viên, số giờ làm việc. Vào cuối tháng, công ty sẽ tiến hành chốt bảng lương và tính lương cho người lao động dựa trên số giờ làm việc trong tháng.
Mẫu bảng chấm công theo ca
Đây cũng là mẫu bảng chấm công dành cho nhân viên bán thời gian. Tuy nhiên thay vì trả lương theo giờ thì chủ sở hữu sẽ tiến hành phân lương theo ca. Một ca làm việc có thể từ 4 đến 8 tiếng. Nhân viên được chọn ca làm việc và ngày làm việc.
Khi họ có mặt tại công ty, họ tiến hành điểm danh vào bảng chấm công. Vào cuối tháng, lương sẽ được tổng kết theo số ca làm việc, ca gãy, ca bù, không phụ thuộc vào giờ làm hay các yếu tố khác.
Chấm công nhân viên luân chuyển
Bảng chấm công nhân viên luân chuyển được sử dụng phổ biến ở những công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, xây dựng, quân đội, nhà máy, chăm sóc khách hàng. Các nhân viên sẽ có sự chuyển tiếp các ca trực trong ngày, bao gồm ca ngày, ca giữa và ca đêm.
Mẫu bảng chấm công này giúp cho nhân viên có thể luân chuyển được thời gian làm việc giữa các ca. Từ đó chủ động trong công việc, bảo vệ được sức khỏe và cân bằng được thói quen sinh hoạt của mình.
Mục đích lập bảng chấm công ở các doanh nghiệp
Mẫu bảng chấm công là căn cứ quan trọng của các doanh nghiệp, công ty,… trong việc xác định được số ngày, giờ làm việc của nhân viên. Mục đích chính khi lập ra biểu mẫu chấm công chính là tính lương cho người lao động dựa trên số ngày làm của họ. Các chứng từ này mang tính minh bạch và có thể dùng để đối chứng nếu như phát sinh các vấn đề liên quan đến lương, thưởng.
Bên cạnh đó, bảng mẫu chấm công còn giúp doanh nghiệp xác định được mức độ chăm chỉ, chuyên cần, hiệu suất công việc của từng nhân viên nói riêng và cả phòng ban, tổ, nhóm nói chung.
Đối với các doanh nghiệp lớn, việc chấm công và trả lương đúng ngày, hạn chế tối đa khiếu nại từ nhân viên là một cách thể hiện sự chuyên nghiệp. Một tổ chức muốn hoạt động lâu bền thì phải kiểm soát được nguồn tiền, thực hiện được việc chấm công, trả lương đúng hạn, đảm bảo sự chính xác và uy tín.
Lập bảng mẫu chấm công bằng công cụ Excel
Excel là công cụ hỗ trợ tối ưu nhất để lập mẫu bảng chấm công. Trước khi điền biểu mẫu, bạn cần khảo sát trước số lượng nhân viên còn làm ở công ty và các số liệu liên quan. Sau đó, bạn có thể lập biểu mẫu chấm công theo mẫu sau:
- Bảng bao gồm 13 sheet, trong đó có 12 sheet dùng để điền tháng và 1 sheet để nhập danh sách nhân viên.
- Đối với sheet danh sách nhân viên, bạn nhập cụ thể tên và mã nhân viên, ngày sinh, quê quán, số CMND,…
- Các sheet khác bạn thực hiện điền tiêu đề là “Bảng chấm công tháng X”. Các cột còn lại là mã nhân viên, tên nhân viên, các ngày trong tháng, số công, ghi chú.
- Sau khi đã hoàn thành, bạn xác định năm sử dụng, bạn nhập năm thực hiện bảng tại ô D1.
- Trong các bảng chấm công phải có đầy đủ các ngày trong tháng, ngày nghỉ như chủ nhật, thứ 7 có thể tô đỏ để ghi chú, vì những ngày này người lao động được hưởng lương ngoài giờ.
- Lập công thức tính công vào các ngày trong tháng (dùng hàm SUMIF), cuối tháng sẽ tính tổng số công đã làm (dùng hàm SUM).
- Từ số công đã làm, lập công thức quy đổi ra ngày lương và số tiền tương ứng (dùng hàm COUNTIF).
- Bạn có thể liên kết các tháng trong bảng với nhau để dễ dàng thao tác, đối với các nhân viên đi làm đầy đủ, không nghỉ ngày nào, bạn có thể sao các sheet với nhau để tiết kiệm thời gian.
Các phương pháp chấm công cơ bản ở doanh nghiệp
Hiện nay có rất nhiều phương pháp chấm công khác nhau, tùy thuộc vào quy mô, mức độ hiện đại của doanh nghiệp. Các công ty đa quốc gia thường áp dụng công nghệ 4.0 để tối ưu hóa quá trình này hơn. Cụ thể như sau:
Chấm công bằng thẻ giấy
Chấm công bằng thẻ giấy là phương pháp truyền thống, lâu đời nhất. Cách chấm công này sử dụng máy chấm công và xuất ra các file giấy để cả doanh nghiệp và người lao động có thể lưu trữ lại.
Mỗi lần đến hạn chấm công, nhân viên sẽ đưa thẻ giấy vào trong máy, máy sẽ in ngày, giờ, tính số tiền trên thẻ. Mỗi chiếc thẻ giấy đều được thiết kế đầy đủ các cột giờ checkin, checkout đủ 31 ngày trong tháng. Đối với nhân viên làm partime, các thẻ giấy sẽ ghi ca làm việc (sáng, chiều, tối). Bạn chỉ cần một chiếc thẻ giấy đơn giản là có thể lập mẫu bảng chấm công trong 31 ngày làm việc.
Chấm công bằng thẻ từ
Cách chấm công này được áp dụng ở các công ty có điều kiện, vì họ phải trang bị máy chấm công ở lối vào của công ty. Các nhân viên chính thức trong công ty được phát một thẻ từ, trong đó chứa ID và các thông tin liên quan. Khi đi làm, họ chỉ cần đưa thẻ quẹt vào đầu đọc của máy, ngày giờ ra vào sẽ được lưu lại trong hệ thống của công ty.
Cách chấm công này khá hiện đại, chủ sở hữu lao động không cần mất quá nhiều thời gian cho việc chấm công. Mọi thông số đều được thống kê bằng máy, cuối ngày chỉ cần lưu mẫu bảng chấm công lại là có thể sử dụng. Tuy nhiên, nếu như nhân viên đi làm nhưng lại quên quét thẻ từ thì không được công nhận và chấm công.
Chấm công bằng khuôn mặt
Phương pháp này yêu cầu doanh nghiệp phải mua thiết bị chấm công bằng khuôn mặt, chúng có giá thành khá đắt đỏ vì được xem là công nghệ tiên tiến nhất hiện nay. Ứng dụng sẽ dựa vào các đặc điểm sinh trắc học trên khuôn mặt để so sánh xem đối tượng đó có thuộc công ty hay không qua các dữ liệu đã được lưu trữ trước đó. Sau đó tiến hành thống kê và in mẫu bảng chấm công.
Công nghệ chấm công này giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát được lượng nhân viên ra vào mỗi ngày, đồng thời tránh việc kẻ gian trà trộn vào công ty, người lạ không thể vào cổng nếu như không quét hệ thống nhận diện khuôn mặt.
Chấm công bằng vân tay
Tương tự như khuôn mặt, hình thức chấm công này cũng sử dụng công nghệ sinh trắc học để quét các đặc điểm trên vân tay. Từ đó, hệ thống sẽ điền ngày giờ, tên nhân viên từ kho dữ liệu trước đó. Cuối ngày, nhân viên chuyên dụng tiến hành lưu file và xuất mẫu bảng chấm công.
Chấm công bằng mống mắt
Hình thức chấm công này cũng có tính bảo mật thông tin cao. Hệ thống sẽ dựa vào mống mắt, xác định võng mạc của nhân viên và phân tích dựa trên các số liệu có sẵn. Sau đó lưu tên nhân viên và xác định ngày làm việc của họ.
Hình thức chấm công này gần như không xuất hiện sự gian lận. Nhân viên chỉ cần đứng trước máy chấm công là có thể xác định danh tính, độ chính xác 100%. Chính vì thế mà giá thành của các loại máy chấm công bằng mống mắt rất cao.
Kết luận
Mẫu bảng chấm công là công cụ cần thiết giúp mọi doanh nghiệp quản trị được nhân viên và nguồn vốn. Bài viết trên của chúng tôi đã cung cấp cho bạn các thông tin xoay quanh loại chứng từ này, bạn có thể tạo một biểu mẫu chấm công cho các nhân viên trong công ty của mình, chúc bạn thành công!
