Mẫu biên bản làm việc ghi chú lại những sự kiện đang hoặc đã xảy ra trong lúc họp bàn, trao đổi giữa hai ba hay nhiều người cùng với nhau. Biên bản này không sở hữu hiệu lực pháp lý mà ngược lại thường xuyên được sử dụng để làm căn cứ minh chứng cho các sự việc từng xảy ra.
Định nghĩa chi tiết, chính xác mẫu biên bản làm việc
Mẫu biên bản làm việc là thao tác ghi chú lại nội dung chính của một buổi làm việc, cuộc họp bàn, giải quyết,… dưới dạng chữ viết giữa hai ba người hoặc nhiều người cùng với nhau được sử dụng làm căn cứ minh chứng sự việc đã xảy ra nhưng không có tính pháp lý lâu dài.
Trong những buổi trao đổi, làm việc, giải quyết vấn đề, biên bản làm việc (hay nhật ký cuộc họp) là phương pháp rộng rãi nhất ghi lại quá trình làm việc cũng như nội dung cuộc họp giữa các phía, các bên, các đơn vị tham gia.
Mẫu biên bản làm việc được dùng trong các tình huống sau:
- Buổi làm việc giữa các cơ quan đối tác với nhau (doanh nghiệp – doanh nghiệp);
- Buổi thực hành giữa đại diện người lao động và đại diện doanh nghiệp;
- Buổi làm việc giữa người dân với đại diện cơ quan nhà nước;
- Buổi làm việc giữa đại diện Hội cha mẹ học sinh và Ban giám hiệu nhà trường;
- Buổi làm việc trong nội bộ cơ quan quản lý nhà nước…
Nội dung của mẫu biên bản làm việc hiện tại
Thời điểm hiện tại, các bên có thể tự thân soạn thảo Biên bản làm việc theo mục đích, yêu cầu của đơn vị thuộc mình. Tuy vậy, để chắc chắn nội dung được đảm bảo, đủ thông tin, các Biên bản làm việc vẫn hay bao gồm những thành phần chính như sau:
- Giờ giấc, nơi chốn làm việc;
- Những người tham dự buổi họp, thành phần tham gia làm việc;
- Nội dung thực hiện, các nội dung chủ chốt và kết luận buổi làm việc;
- Thời gian dừng lại buổi làm việc;
- Số bản, số trang của Biên bản làm việc;
- Chữ ký xác nhận từ các bên tham gia làm việc.
Những điều cần biết về mẫu biên bản làm việc
Mặc dù không mang tính pháp lý lâu dài nhưng khi tạo ra Biên bản làm việc cần đảm bảo một số nội dung sau:
- Phạm vi và nội dung làm việc phải theo quy định, hợp pháp theo pháp luật đặt ra, không trao đổi, thỏa thuận các ngành nghề nằm trong phạm vi pháp luật cấm.
- Các sự việc, sự kiện, số liệu phải xác thực, sát với thực tế, điều này vô cùng quan trọng bởi về con số chỉ cần sai một ly là đi ngay một dặm;
- Việc ghi chép cần được thực hiện trung thực, đầy đủ, không có thiếu sót, không đưa cảm xúc cá nhân vào bài, có tính khách quan;
- Cần nêu rõ trọng tâm, cái cốt lõi của cuộc họp. Cần chép lại nguyên văn những lời phán quyết quan trọng, chủ chốt của đại diện các bên để người đọc hiểu được
- Ghi ra theo đúng trình tự thời gian cũng như không gian của buổi làm việc để Biên bản được khoa học, rõ ràng, dễ hiểu;
- Ngôn ngữ một nghĩa, tường minh, không có nghĩa bóng;
- Phần kết luận sau cùng cần nêu ra rõ tất cả các chuyện, các quyết định đã được nhất trí và thông qua để các bên có thể dựa vào đó và thực hiện đúng theo yêu cầu;
Lưu ý quan trọng trong việc tạo mẫu biên bản làm việc
Vào thời điểm cuối buổi làm việc, người ghi chép ghi chú lại mẫu biên bản làm việc sẽ tiến hành đọc biên bản vừa làm để mọi người tham gia cùng vào xem, nghe và xác nhận một lần nữa về tính chính xác của thông tin;
Sau cùng, cần một chữ ký cuối cùng của người đại diện từ phía mỗi bên để làm bằng chứng tường minh giữa các bên nhằm xác nhận kết quả làm việc, những yếu tố đã được thông qua. Từ đó làm căn cứ để bắt đầu làm và nâng cao tính trách nhiệm giữa các đối tác với nhau.
Ví dụ gần gũi về mẫu biên bản làm việc
Buổi làm việc xảy ra giữa hai đối tác kinh doanh với nhau thì nhất thiết phải có chữ ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật hoặc Giám đốc/Tổng Giám đốc. Trường hợp người tham gia việc ký kết là người được giám đốc ủy quyền thì bắt buộc phải có giấy ủy quyền từ người đại diện hợp theo quy định của Pháp luật. Sau đó sẽ được ghi chú lại vào nội dung biên bản.
Buổi làm việc xảy ra với tập thể lao động trong doanh nghiệp và người sử dụng lao động thì về hướng người sử dụng lao động phải có chữ ký hoặc đóng dấu xác nhận của người được ủy quyền hoặc người đại diện theo pháp luật; về hướng người lao động cần có chữ ký của tổ trưởng các tổ sản xuất hoặc đại diện tập thể lao động…
Hướng dẫn tạo biên bản làm việc đúng chuẩn mẫu
Mẫu biên bản làm việc được dùng tình huống một cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức cần nêu lại nội dung làm việc một lần nữa hay thỏa thuận giải quyết một vấn đề đã được thống nhất và cho qua cần có sự ký nhận của những người có trong cuộc họp đó.
Biên bản làm việc đáp ứng được một số chỉ tiêu cố định
Biên bản làm việc cần phải đáp ứng được một số chỉ tiêu cố định bao gồm:
- Sự kiện, các số liệu, sự việc phải cụ thể, đúng sự thật, chi tiết;
- Người lập biên bản cần thiết ghi chép trung thực, đầy đủ, khách quan, không đưa vấn đề cảm tính nặng tính cá nhân và đánh giá chủ quan vào nội dung;
- Nội dung mạch lạc, dễ hiểu, có trọng điểm, cái cốt lõi;
- Thông tin khoa học, chặt chẽ, theo trình tự thời gian những thứ đã diễn ra của buổi làm việc;
- Ngôn từ ngắn gọn, cô đọng, dễ hiểu, súc tích, không dùng từ mang nghĩa bóng gây hiểu lầm, hoang mang cho người đọc;
- Làm đúng chuẩn quy định về cấu trúc và nội dung.
Lưu ý để bảo toàn y nguyên giá trị cho biên bản làm việc
Phạm vi và nội dung mẫu biên bản làm việc phải hợp quy định của pháp luật, không trái đi lẽ thường, không trao đổi, thỏa thuận các ngành nghề bị pháp luật cấm hoạt động.
Cần ghi chép chính xác, đầy đủ và chi tiết, đặc biệt là các vấn đề cốt lõi. Nếu thuộc lời nói từ phía đại diện các bên thì cần chép lại nguyên văn lời nói để những người không có mặt trong cuộc họp có thể nắm bắt trọn vấn đề và không khó khăn trong việc thực hiện.
Nên thống nhất và ghi tường minh vấn đề đã được giải quyết và thông qua; không gian, thời điểm, giờ giấc ngày tháng thực hiện thỏa thuận, nếu không buổi làm việc sẽ trở nên không có giá trị và không một ai đứng ra lãnh trách nhiệm thực hiện.
Mẫu biên bản làm việc cần có chữ ký hoặc đóng dấu xác nhận của từng người tham gia buổi làm việc hoặc người đại diện hợp pháp của mỗi bên hay đại diện của người đó.
Chữ ký này có mục đích ghi nhận lại các bên, các thành phần có mặt đã xác nhận kết quả cuối cùng của quá trình làm việc và đây sẽ là một trong những căn cứ quy về trách nhiệm giữa các đối tác với nhau.
Hiệu quả khi xây dựng biên bản tại doanh nghiệp
Mọi khoản mục được thể hiện trong biên bản đều là những vấn đề được chấp nhận giữa các bên với nhau là bằng chứng đáng tin nhất cho mọi thứ xảy ra. Một biên bản hoàn chỉnh tôn trọng luật pháp và biểu hiện thiện chí từ phía bạn. Nó cho thấy kiến thức của bản thân về các giới hạn và luật pháp mà nó đặt vào hành vi của chính phủ và của bản thân bạn.
Không chỉ dừng lại ở đó, điều này còn là yếu tố tự chứng thực để có thể được chấp nhận làm bằng chứng một cách đơn giản tại toàn bộ tất cả những tòa án nào mà không có lời khai riêng biệt của nhân chứng hoặc người khởi tạo.
Biên bản hoàn chỉnh sẽ bao gồm đầy đủ thông tin làm mất uy tín và điều đó làm mất độ đảm bảo của đối thủ chính phủ về phía bạn bạn. Nó thú vị và hấp dẫn đến mức nó không thể bị bồi thẩm đoàn hay một thẩm phán chống chế lại.
Tầm quan trọng cực kỳ lớn của biên bản làm việc
Biên bản thống nhất về khả năng của toàn bộ thể loại cố ý mặc kệ nghĩa vụ pháp lý đã biết. Nguyên nhân là tất cả các người phạm tội về thuế đều có “ý chí” vô cùng mạnh mẽ. Nó được trình bày, diễn đạt theo cách mà thông tin liên quan đến đối thủ của bạn không thể phân biệt từ đó hỗ trợ đối thủ của bạn mà không làm giảm đi hiệu lực tất cả các phía.
Mẫu biên bản làm việc ghi chép lại những sự việc đã hoặc đang xảy ra trong quá trình trao đổi, họp bàn giữa hai hay nhiều người với nhau. Biên bản này không có hiệu lực pháp lý mà chủ yếu được dùng để làm căn cứ chứng minh các sự việc đã diễn ra. Khi xem lại biên bản, người đọc có thể nắm bắt được toàn bộ tình hình của buổi làm việc đã diễn ra.
Biên bản làm việc được tạo ra với mục tiêu ghi chép lại những gì xảy ra của buổi làm việc với toàn bộ những diễn biến từ mọi phía, ý kiến được đề ra, thỏa thuận và kết quả cuối cùng của buổi làm việc để làm tiền đề cho một số thủ tục như: ban hành quy chế mới trong doanh nghiệp, tổ chức; thay đổi một số vấn đề đang thực hiện…
Đây còn là căn cứ, tiền đề để tạo trách nhiệm của các bên sau này khi hiện thực hóa những vấn đề đã thông qua và đạt được mục đích trong buổi làm việc đó.
Lưu ý về mẫu biên bản làm việc giữa các bên liên quan
Tại các buổi thực hành, giải quyết vấn đề bằng cách trao đổi, biên bản làm việc là công cụ phổ biến và tiện dụng nhất để thực hiện việc ghi lại quá trình làm việc cũng như nội dung giữa các thành phần, các bên tham gia.
Biên bản làm việc thực hiện việc ghi chép lại những sự việc đang diễn ra hoặc đã xảy ra trong quá trình họp bàn, trao đổi giữa các cá thể với nhau. Điều này sẽ là minh chứng xác đáng nhất bởi nó có tính xác thực cao, nhận được sự công nhận, xác minh về độ chính xác của các bên với nhau.
Các số liệu, thông tin sẽ là bằng chứng nếu có tranh cãi hoặc tranh chấp diễn ra trong tương lai. Hoặc đơn giản hơn khi có thông tin cần đối chiếu lại biên bản họp sẽ là trợ thủ đắc lực cho tất cả những ai có nhu cầu.
Kết luận
Mẫu biên bản làm việc luôn được nhiều người tìm kiếm và tận dụng bởi tính tiện lợi của nó. Mọi người luôn cần biên bản để xác nhận lại những sự kiện đã và đang diễn ra để phục vụ cho việc đối chiếu, so sánh ở trong tương lai và đôi khi là hiện tại.
