Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu tới bạn phần mềm giao việc, hỗ trợ quản lý công việc và theo dõi tiến độ hàng ngày một cách hiệu quả nhất hiện nay. Nhằm gia tăng hiệu quả công việc và rút ngắn được thời gian làm việc cho nhà lãnh đạo cũng như là nhân viên.
Phần mềm giao việc là gì?
Phần mềm này chính là phần mềm hỗ trợ người quản lý, bằng cách phân bổ và lập danh sách thống kê tuần tự các công việc cần thực hiện theo đúng kế hoạch dự án và theo dõi quá trình hình thành của mức độ công việc. Qua mỗi nhiệm vụ, người lãnh đạo sẽ có những cân nhắc và suy xét để giao công việc cho một nhóm hoặc đội nhóm thực hiện.
Trong quá trình tiến hành, phần mềm sẽ tự động cập nhật tiến độ của công việc xem đã hoàn thành đến mức nào, đã đạt chuẩn hay chưa để từ đó giúp người quản lý thuận tiện giám sát, đưa ra điều chỉnh đúng đắn và kịp thời khi cần thiết.
Phần mềm giao việc được thiết kế nhằm giúp cho cá nhân, một nhóm làm việc hoặc doanh nghiệp lớn. Phần mềm thiết kế đủ cho số lượng của nhóm, nếu quy mô lớn thì sẽ phức tạp hơn so với công việc dành cho cá nhân do chúng bổ sung các tính năng phân quyền tương thích với quan hệ cấp trên, cấp dưới hình thành trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
Lợi ích phần mềm quản lý, giao việc đem lại
Với lý do chúng tôi sắp nêu ra dưới đây, chắc chắn bạn sẽ cảm thấy việc ứng dụng phần mềm trong quản lý công việc là đem lại hiệu quả rất cao, là điều mà doanh nghiệp nào cũng đang hướng tới.
Công cụ hỗ trợ sắp xếp công việc hiệu quả cho cá nhân
Trong quá trình thực hiện công việc được giao thì chắc hẳn bạn đã từng gặp phải những vấn đề như công việc bị quá hạn, quên việc hoặc bỏ sót việc,… Khi sử dụng các App nhằm giúp cho việc sắp xếp công việc được trở nên dễ dàng hơn, người dùng có thể xem lại một cách chi tiết nhất các việc, thời hạn thực hiện của từng việc và báo cáo một cách nhanh chóng kết quả đưa cho người quản lý.
Điều này không những giúp bạn bao quát được các công việc cần làm mà ngoài ra còn tránh khỏi tình trạng bỏ sót những công việc được giao.
Phần mềm giao việc cung cấp góc nhìn cho nhà quản trị
Khi sử dụng hệ thống để giao việc cho nhân viên trực tuyến, nhà quản trị sẽ có được cái nhìn tổng quan nhất về tiến trình thực hiện những hạng mục của công việc. Các dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực sẽ giúp bạn quản lý công việc nhanh chóng và giải quyết các vấn đề khi chúng phát sinh.
Bên cạnh đó thì tính minh bạch trong thực hiện công việc cũng sẽ được nâng cao nhờ có được nền tảng quản lý công việc một cách tự động. Nhà quản lý có thể được dễ dàng nhận được đánh giá một cách hiệu quả quá trình làm việc của nhân sự nhờ việc báo cáo đầy đủ được hệ thống cung cấp.
Nâng cao hiệu quả việc làm nhóm
Một lợi ích tích cực tới từ phần mềm giao việc đó là việc quản lý công việc gia tăng sự phối hợp giữa các nhóm của dự án với nhau. Khi quy trình quản lý công việc thủ công gây ra nhiều khó khăn trong lưu thông dữ liệu giữa các phòng ban với nhau, tạo nên tình trạng công việc bị thực hiện chậm rãi hoặc hiệu quả không được cao. Trong khi đó phần mềm quản lý lại giải quyết rất tốt vấn đề này.
Nhờ dữ liệu thông suốt và các tính năng làm việc khá hiện đại, chuyên nghiệp cho nên là người dùng có thể dễ dàng thảo luận Online và chỉnh sửa tài liệu công việc trực tiếp ngay trên phần mềm này cho dù bạn đang ở bất cứ đâu.
Tổng hợp tính năng chính của ứng dụng giao việc
Một phần mềm giúp giao việc nhân viên tốt nhất, hiện đại và đảm bảo sự thuận tiện cho những nhà quản lý trong việc lên kế hoạch cho công việc cũng như là giao việc, điều phối công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng.
Hiện nay với sự phát triển công nghệ thì người dùng có thể dễ dàng tiếp cận, sử dụng nhiều phần mềm khác nhau ở mọi lúc mọi nơi ngay cả trên điện thoại di động, máy tính bảng hoặc là máy tính để bàn,laptop.
Tính năng quản lý
Tính năng thứ 2 chính là một phần mềm giao việc cho nhân viên, nằm ở khả năng giúp quản lý đa chiều từ quản lý công việc tới quản lý nguồn lực và quản lý hiệu suất làm việc.
Thay vì phải sử dụng nhiều công cụ rời rạc như là Gmail, hay các mạng xã hội Skype, Zalo, Excel, Google Drive… thì nhà quản lý có thể theo dõi tổng thể công việc một cách tập trung nhất ở các phòng ban, trên từng nhân viên bằng một hệ thống phần mềm duy nhất.
Tính năng báo cáo, đo lường thông tin của phần mềm
Giúp cho nhà quản trị nắm bắt được những báo cáo tổng quan và chi tiết về tiến độ, trạng thái… của tổng thể các công việc trong doanh nghiệp xuất hiện trên nhiều giao diện. Giúp cho nhà quản trị cân bằng được điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên từ đó lên kế hoạch bồi dưỡng, phân bổ nguồn lực hợp lý để giải quyết công việc một cách hiệu quả.
Tính năng tương tác
Giao tiếp chính là yếu tố không thể thiếu trong thực hiện công việc, giao tiếp giữa các nhà quản lý với nhân viên của họ hoặc giữa nhân viên với nhân viên giúp họ hiểu rõ được các luồng thông tin liên quan tới công việc nhằm giải quyết chúng một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất.
Phần mềm hỗ trợ giao việc hoàn toàn miễn phí
Bạn có thể sử dụng SimERP giống như một phần mềm giao việc cho nhân viên của mình hoàn toàn miễn phí. SimERP chính là phần mềm hoạch định các nguồn lực cho doanh nghiệp (ERP), được phát triển dựa trên phần mềm ERP – Odoo, phần mềm phổ biến trên thế giới với ưu điểm vượt trội.
Các tính năng chính của phần mềm giao việc:
- Quản lý thông tin: Việc nắm bắt các công việc với một giao diện tối giản, thân thiện.
- Xếp lịch làm việc: Theo dõi quy trình, tiến độ thực hiện dự án để nhằm phân công nhân sự một cách phù hợp nhất.
- Lập kế hoạch: Phân phối thời gian hợp lý và phối hợp một cách nhịp nhàng giữa các phòng ban với nhau.
- Đánh giá cao hiệu suất làm việc: Tự động lập ra báo cáo và phân tích nguồn dữ liệu một cách nhanh chóng và minh bạch nhất.
Vai trò phần mềm giao việc đem lại cho con người
Mỗi một phần mềm hay phát minh nào mới đều có một công dụng và vai trò nào đó có ích cho cuộc sống, công việc của con người. Và tất nhiên ứng dụng này cũng không ngoại lệ, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua vài ý chính sau:
Vai trò với người quản lý
Việc quản lý công việc nhanh chóng, tiện lợi, hạn chế bỏ sót và rốn ren công việc, hỗ trợ nhiệt tình cho những nhà quản lý trong việc hệ thống lại thông tin công việc của nhân sự một cách hiệu quả.
Phần mềm giao việc nhận việc, phân chia và giao nhiệm vụ
Người quản lý công việc nhận phần việc của nhóm. Từ yêu cầu công việc đề ra, ban quản lý sẽ phải phân chia những mục tiêu, chỉ số hay là thành phẩm cần đạt được. Dựa vào bảng thống kê, ban quản lý sẽ giao việc cho từng người, từng cá nhân dựa trên năng lực và kinh nghiệm làm việc của họ.
Như vậy phần mềm này tạo cơ sở cho những dữ liệu ban đầu, hoạch định hướng đi cho cả nhóm. Giúp bạn tiết kiệm được khối thời gian cho việc ghi chép và lưu trữ thông tin.
Theo dõi quá trình thực hiện công việc của nhân sự
Trong quá trình hoàn thành công việc, quan trọng cần quan tâm là dựa vào thông số được phần mềm giao việc cập nhật, nhà quản lý có cái nhìn tổng quát, hoàn thiện hơn cho từng tình hình chung. Bạn sẽ nhận thấy điểm mình làm được và chưa làm được. Từ đó có được phương hướng khắc phục hiệu quả rồi từ đó cải thiện hiệu suất làm việc.
Các tính năng khác
Ngoài 2 tính năng nêu trên, thì phần mềm này còn có được khả năng tính toán tiền lương hay còn gọi là chấm công. Nó lập trình theo công thức toán học, việc tính toán tiền lương chưa bao giờ dễ dàng như thế. Ngày làm việc và tiền lương thực nhận đều nằm sẵn trên thiết bị điện tử, dù chưa tổng kết thì bạn cũng nắm được con số chính xác rồi.
Lợi ích mà phần mềm giao việc giúp cho nhân viên
Dựa vào phần việc được giao, nhân viên sẽ biết mình cần làm gì. Khối lượng công việc như nhau và thời gian hoàn thành giống nhau ở mỗi người. Dựa vào phần mềm nhân viên được thông báo mỗi khi đến deadline. Bạn cũng có thể theo dõi quá trình làm việc của bản thân. Nhờ vậy, mọi thứ trở nên suôn sẻ và dễ dàng hơn.
Tiêu chí khi chọn lựa phần mềm giao việc
Một phần mềm tốt cần đáp ứng được yêu cầu cơ bản của người dùng. Vậy tiêu chí để lựa chọn phần mềm dựa vào những điểm sau:
- Lựa chọn cho nhu cầu thực tế.
- Lựa chọn phần mềm dựa vào ngân sách.
- Tham khảo ý kiến của nhân viên xem họ có sẵn sàng sử dụng không?
- Chính sách hỗ trợ kỹ thuật của phần mềm đó có tốt hay không?
- Dùng thử trước phần mềm khi quyết định đăng ký sử dụng.
Top phần mềm giao việc phổ biến
Giao việc, quản lý công việc trực tuyến ngày càng là xu hướng được ứng dụng, kéo theo nhiều phần mềm hỗ trợ ra đời. Dưới đây là top những phần mềm quản lý, giao việc được sử dụng phổ biến nhất hiện nay:
- 1Office là giải pháp quản lý chuyên nghiệp với đầy đủ tính năng như tạo dựng, phân công công việc và đặt thời gian và quản lý hiệu quả công việc,…
- Phần mềm giao việc Trello: là phần mềm quản lý nhóm miễn phí xây dựng dựa trên phương pháp Kanban. Giao diện thân thiện với người dùng, bố trí tính năng khoa học, dễ quan sát. Có sử dụng miễn phí cho người dùng trải nghiệm.
- Asana: sử dụng được trên ứng dụng web và di động, thiết kế giúp các nhóm, doanh nghiệp theo dõi và quản lý công việc một cách hợp lý và nhanh chóng.
- Todoist: ứng dụng giao việc hiệu quả giúp sắp xếp và quản lý công việc dễ dàng.
- Wrike: có đầy đủ tính năng như tạo việc, giao việc, bình luận hay tag tên,… Phần mềm Wrike còn có thể cộng tác nhanh hơn với tính năng chỉnh sửa trực tuyến.
Lời kết
Trên đây là top phần mềm giao việc, quản lý công việc hiệu quả được nhiều doanh nghiệp ứng dụng. Hy vọng bạn có thể lựa chọn cho mình một nền tảng phù hợp. Nếu bạn đang băn khoăn hãy liên hệ với chúng tôi, để được tư vấn tận tình.
