Phần mềm lương được sử dụng phổ biến trong đời sống hiện đại. Chính sách lương luôn là vấn đề quan trọng, nhạy cảm nhất trong quản lý nhân sự. Do đó hệ thống tính toán, quản lý lương đòi hỏi phải có độ chính xác và công bằng cao. Nội dung bài viết hôm nay chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu phần mềm tính lương và top những phần mềm được sử dụng nhiều nhất.
Phần mềm lương là gì?
Phần mềm lương được hiểu là công cụ giúp doanh nghiệp lập chính sách, tính toán và quản lý sự thay đổi về tiền lương khi chính sách thay đổi hoặc có sự thay đổi về nhân sự. Phần mềm tính lương được xem là cấu phần quan trọng trong phần mềm nhân sự.
Theo đó quy mô doanh nghiệp càng lớn thì yêu cầu chi tiết của phần mềm tính lương càng cao. Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp ứng dụng phần mềm tính lương cho chính sách nhân sự và nhận được hiệu quả hoạt động cao. Các doanh nghiệp có thể sử dụng thuật toán sẵn có hoặc thiết lập cho mình chính sách riêng đảm bảo tính chính xác về tiền lương cho nhân viên.
Vai trò của phần mềm lương
Trên thực tế phần mềm tính lương không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đưa ra chính sách tiền lương cụ thể. Mà thay vào đó phần mềm về lương còn góp phần xây dựng một hệ thống làm việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian, cụ thể như sau:
Quản lý lương thưởng hiệu quả
Đây là nhiệm vụ cốt lõi của phần mềm tính lương tại doanh nghiệp. Như các bạn đã biết thì lương thưởng là một phần quan trọng trong việc giữ chân nhân viên tại doanh nghiệp. Do đó để thu hút thêm những nhân tài mới, tăng hiệu suất làm việc thì doanh nghiệp cần đưa ra mức lương cạnh tranh và lợi ích phi tiền tệ.
Việc doanh nghiệp sử dụng phần mềm tính lương sẽ đảm bảo tính công bằng và chính xác cho nhân viên. Lợi ích của người lao động sẽ dựa trên thước đo theo tỷ lệ thị trường cho mỗi công việc mà người sử dụng lao động đang cung cấp.
Phần mềm lương giúp tiết kiệm thời gian
Thay vì phải dành nhiều thời gian để tính toán tiền lương mỗi tháng. Thì giờ đây doanh nghiệp có thể giải quyết vấn đề lương trong vòng 1-2 giờ đồng hồ. Không kể đến tình trạng tính toán thông thường rất dễ xảy ra sai sót. Đặc biệt trong những dịp cuối năm có nhiều chính sách lương thưởng phức tạp. Điều này gây nhiều khó khăn trong quá trình xử lý tiền lương của doanh nghiệp.
Sử dụng phần mềm tính lương sẽ tự động hoá các quy trình, loại bỏ khả năng lỗi xảy ra trong quá trình tính toán. Nhờ vậy thời gian tính lương cho nhân viên được giảm thiểu tối đa. Các bộ phận phụ trách nhân sự – kế toán có thể dành thời gian còn lại tập chung cho công việc khác.
Phần mềm lương có khả năng tùy chỉnh
Phần mềm tính lương được thiết kế linh hoạt phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Cụ thể phần mềm sẽ không gò bó trong bất kỳ khuôn khổ nào mà người dùng có thể tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu rộng mở và phát triển của doanh nghiệp.
Tổng hợp thông tin nhân viên
Phần tính mềm lương là một phần trong phần mềm nhân sự cho phép nhân viên có thể truy cập vào tài khoản cá nhân Nhân viên có thể xem được số ngày nghỉ, ngày làm việc, mức thưởng, trợ cấp…. của riêng mình. Tất cả những thông tin này được tổng hợp và quản lý bảo mật tại doanh nghiệp. Điều này cũng cho phép doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn nhân sự của mình.
Dễ dàng chia sẻ thông tin và đồng bộ
Phần mềm lương còn có khả năng tích hợp các dữ liệu trên máy chấm công cho phép quản lý theo dõi thời gian làm việc của nhân viên. Các dữ liệu nhân sự có thể dễ dàng chia sẻ thông qua cấp quyền truy cập giúp tiết kiệm thời gian cho các bộ phận trong doanh nghiệp. Do đó quá trình nhân lương của nhân viên cũng trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Cấu phần dữ liệu của một phần mềm tính lương
Phần mềm tính lương hoạt động theo một hệ thống. Do đó để phần mềm tính lương hoạt động trơn tru nhất thì doanh nghiệp cần lấy dữ liệu từ các phần mềm khác. Từ những dữ liệu này phần mềm tính lương sẽ giúp bạn đưa ra kết quả tiền lương chính xác.
Thông tin về nhân sự
Dữ liệu nhân sự là một cấu phần không thể thiếu trong phần mềm lương. Dựa trên thông tin của dữ liệu này phần mềm quản lý sẽ tích hợp thông tin người lao động. Xác định cấp bậc lương, hiệu suất làm việc và các chế độ ưu đãi riêng của từng nhân viên. Đây cũng là nguồn data quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả hơn.
Dữ liệu từ máy chấm công
Dữ đánh giá kết quả công việc của nhân sự có thể lấy được từ các phần mềm KPI hay các phần mềm quản lý chức năng chuyên dụng như: Phần mềm quản lý sản xuất ERP, Phần mềm kinh doanh CRM, DMS…. Những con số dữ liệu này sẽ quyết định chế độ lương thưởng của mỗi nhân viên trong doanh nghiệp. Những nhân viên có số ngày đi làm vượt chỉ tiêu thì có thể được thưởng thêm chuyên cần tháng.
Dữ liệu về thuế TNCN, bảo hiểm và các khoản trừ khác
Với những doanh nghiệp lớn thì dữ liệu này bắt buộc phải có trong tính toán trả lương cho người lao động. Phần mềm tính lương cần thiết lập công thức, tích hợp thông tin về các yếu tố liên quan đến các khoản trừ qua lương như phần tiền bảo hiểm, tiền công đoàn, thuế thu nhập cá nhân….
Những dữ liệu trên nằm trong chính sách lương được pháp luật Việt Nam quy định. Nếu doanh nghiệp sử dụng phương pháp tính toán thủ công thì khi nhà nước thay đổi chính sách thì quy chế lương sẽ trở nên phức tạp. Vì vậy, sử dụng phần mềm quản lý lương là lựa chọn tối ưu nhất dành cho doanh nghiệp hiện nay.
Các tính năng của phần mềm lương
Bên cạnh vai trò chính là hỗ trợ doanh nghiệp tính tiền lương cho công nhân nhanh chóng. Thì phần mềm tính lương còn có nhiều tính năng đặc biệt giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự tốt hơn. Dưới đây là những tính năng nổi trội nhất của phần mềm tính lương hiện nay.
Tính năng chốt ngày công
Tính năng này thường được sử dụng khi doanh nghiệp tính lương theo thời gian làm việc. Dựa vào thời gian nhân viên làm trong tháng bộ phận kế toán có thể tính ra mức lương cuối. Tuy nhiên tính năng này sẽ không phù hợp với doanh nghiệp có trả lương theo KPI, lương cứng hay phương pháp khác….
Tính năng lập bảng lương
Bảng lương nhân viên sẽ được phần mềm tự động quản lý. Phần mềm của lương sẽ lưu trữ những dữ liệu về bảng tính lương. Người phụ trách như : Giám đốc doanh nghiệp, nhân sự,trưởng phòng hành chính… sẽ xử lý các phần còn lại.
Tính năng tự thông báo cho nhân viên lương vừa thanh toán
Thông tin về lương tháng sẽ được tự động gửi cho nhân viên thông qua phiếu lương hoặc email. Ở mức độ cao hơn doanh nghiệp có thể sử dụng module HR Portal để người lao động tự kiểm tra lương của mình trên hệ thống. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào nhân viên có thể gửi phản hồi đến phòng nhân sự thông qua hệ thống Portal.
Top những phần mềm tính lương tốt nhất hiện nay
Hiện nay có rất nhiều phần mềm lương được phát triển nhằm phục vụ cho mục đích riêng của doanh nghiệp. Mỗi phần mềm sẽ có tính năng nổi trội riêng, doanh nghiệp có thể căn cứ vào chính sách lương của mình để lựa chọn phần mềm phù hợp. Bạn có thể tham khảo danh sách những phần mềm tính lương tốt nhất hiện nay dưới đây
- F – HRM : Phần mềm này được sử dụng khá phổ biến hiện nay với nhiều tính năng nổi bật như: Quản lý hồ sơ nhân viên trong doanh nghiệp và lưu trữ công lương hàng tháng; Lộ trình thăng tiến minh bạch; Tổng quát thông tin về nội quy và chính sách của tổ chức
- Tanca: Phần mềm tính lương hiệu quả với tính năng: Lương sẽ được tính tự động theo công thức trước đó; Phần mềm cho phép xây dựng hệ thống lương theo cấp bậc tổ chức; Có thể áp dụng tính lương theo ngày
- Misa nhân sự: Doanh nghiệp có thể linh động sử dụng phần mềm này với tổng hợp tích năng như: Công thức tính lương của phần mềm này theo các khoản trợ cấp, khấu trừ… Tính năng hỗ trợ báo cáo tiền công nợ, tiền lương cho công nhân…
Đánh giá ưu và nhược điểm của phần mềm tính lương
Mặc dù phần mềm lương có tính ứng dụng cao trong đời sống hiện đại. Song tính năng của nó vẫn sẽ tồn tại hai mặt ưu và nhược điểm người dùng cần phải. Cụ thể việc sử dụng phần mềm tính lương hiện nay tồn tại các vấn đề sau:
Ưu điểm của phần mềm lương
Xét về ưu điểm thì phần mềm lương online có rất nhiều tính năng nổi bật. Đặc biệt trong xã hội hiện đại như ngày nay thì việc ứng dụng công nghệ vào kinh doanh là điều tất yếu cần phải có. Các doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích cụ thể từ việc sử dụng phần mềm như sau:
- Tính linh hoạt trong quản lý: Xã hội phát triển , mạng internet bao trùm cuộc sống con người toàn thế giới. Việc sử dụng phần mềm tính lương sẽ hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát, sửa đổi và bổ sung thông tin mọi lúc mọi nơi.
- Phần mềm lương hỗ trợ tương tác hai chiều: Khác với cách tính lương truyền thống, phần mềm tính lương cho phép người dùng tương tác hai chiều giữa nhân viên và quản lý. Tính năng cung cấp quyền truy cập cho phép nhân viên điền các mẫu đơn, theo dõi lịch làm cá nhân, bảng lương và phúc lợi của công ty…
- Dễ dàng tra cứu và lưu trữ: Phần mềm lương lưu trữ thông tin trên nền tảng điện toán đám mây với bộ nhớ khổng lỗ. Vì vậy bộ phận nhân sự sẽ không cần lo lắng tình trạng chia nhỏ thông tin. Các dữ liệu được phân vùng giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm thông tin.
Nhược điểm của phần mềm lương
Bên cạnh những ưu điểm nổi bật thì phần mềm lương vẫn sẽ tồn tại những khuyết điểm riêng cần phải khắc phục. Mỗi phần mềm sẽ có hạn chế riêng, nhưng nhìn chung việc sử dụng phần mềm tính lương sẽ có những bất cập như sau:
- Phụ thuộc vào mạng internet: Doanh nghiệp sẽ không thể làm gì nếu không có internet. Phần mềm tính lương hoạt động dưới sự hỗ trợ của internet và bạn sẽ cần mạng mọi lúc, mọi nơi
- Bảo mật dữ liệu: Đây là một trong những khuyết điểm lớn cần được khắc phục. Bởi việc thuê phần mềm quản lý online từ nhà cung cấp đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải chia sẻ quyền truy cập một số dữ liệu
- Cố định tính năng: Nhà cung cấp xây dựng phần mềm với tính năng có sẵn mà doanh nghiệp có thể lựa chọn gói phù hợp.
Kết luận
Phần mềm lương là ứng dụng thực tiễn phù hợp với môi trường kinh doanh hiện đại ngày nay. Qua bài viết trên đây chắc hẳn bạn đã hiểu hơn về phần mềm tính lương cũng như lợi ích mà nó đem lại. Hãy thử áp dụng một trong số những phần mềm nêu trên để trải nghiệm chất lượng công nghệ tân tiến nhé.
