Cách quản lý thời gian hợp lý được xem như là một kỹ năng sống không thể thiếu để tạo nên sự thành công. Đặc biệt kỹ năng này là chìa khóa để một người bận rộn có thể cân bằng giữa sự nghiệp và gia đình hay giữ công việc và những mối quan hệ. Vậy làm thế nào để có thể quản lý quỹ thời gian một cách tốt nhất, cùng chúng tôi tìm ra câu hỏi qua bài viết dưới đây.
Hoạt động quản lý thời gian là như thế nào?
Quản lý thời gian được định nghĩa là một quá trình chúng ta đã lên kế hoạch và tổ chức cụ thể thời gian cho từng hoạt động. Các hoạt động ấy đã được tính toán chi tiết trước để có thể hoàn thành mục tiêu mà chúng ta đã đề ra từ trước.
Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian là dựa trên kết quả mà chúng ta đã tạo ra chứ không phải dựa trên quá trình chúng ta làm chúng nhanh hay là chậm. Để có thể tìm ra lời giải cho câu hỏi quản lý quỹ thời gian là gì, thì chúng ta cần phải biết được ba vấn đề quan trọng để cấu thành một kỹ năng quản lý.
Lợi ích của việc chúng ta sử dụng thời gian hợp lý
Chắc chắn sẽ nhiều người thắc mắc rằng tại sao kỹ năng quản lý thời gian lại quan trọng với chúng ta như vậy. Chúng tôi xin trả lời rằng việc chúng ta quản lý thời quỹ gian một cách hiệu quả sẽ giúp cho ta có thể đạt được thành công với tỷ lệ cao hơn so với những người khác.
Bạn có từng bao giờ thắc mắc rằng có nhiều người làm việc gấp nhiều lần so với chúng ta nhưng họ lại có thể là một trong hạn mức thời gian ngắn hơn chúng ta. Đấy là bí quyết ở kỹ năng quản lý thời gian của mọi người.
Tăng năng suất làm việc
Nếu chúng ta biết cách sử dụng thời gian một cách hợp lý thì bạn có thể đưa ra những phương án sắp xếp những kế hoạch và nhiệm vụ hàng ngày dựa trên những mức quan trọng và sự ưu tiên khác nhau. Với những danh sách mà chúng ta đã đưa ra thì bạn có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất từ đó chúng ta có thể tăng được hiệu quả công việc.
Khi mà chúng ta đã có nền tảng về việc quản lý thời gian một cách hợp lý thì bạn sẽ ngăn ngừa được việc chúng ta lãng phí hay dành quá nhiều thời gian vào trong những việc mà đáng lẽ ra phải còn ít công sức hơn.
Mọi thứ sẽ diễn ra đều được tổ chức một cách logic và khoa học. Không những thế việc chúng ta quản lý thời gian tốt thì bạn có thể tăng khả năng sáng tạo nhờ những khoảng trống thời gian mà chúng ta tiết kiệm được.
Rèn luyện khả năng quyết đoán, giảm tải áp lực
Nếu chúng ta không xếp thời gian một cách hợp lý thì sẽ dễ dàng dẫn đến tình trạng làm việc quá nhiều dẫn đến áp lực. Đây là nguyên nhân gián tiếp đưa ra những quyết định sai lầm do không đủ thời gian để chúng ta suy nghĩ và phán xét.
Ngược lại nếu chúng ta kiểm soát thời gian tốt hơn và tránh những tình trạng gọi là áp lực deadline, những quyết định của bạn đưa ra sẽ sáng suốt hơn do có nhiều thời gian để suy nghĩ và đánh giá lại vấn đề.
Hạn chế thói quen không tốt, tạo động lực thành công
Hạn chế được những thói quen xấu là một trong những ưu điểm khi chúng ta đã sắp xếp thời gian một cách hợp lý. Đồng thời giúp chúng ta tạo nên động lực để bắt tay vào những dự án hay kế hoạch lớn hơn với mục đích được vạch ra rõ ràng từ trước và thời gian biểu đã sắp xếp chính xác.
Các công cụ hỗ trợ để quản lý thời gian siêu hiệu quả
Có phải bạn luôn đau đầu tìm cách để hoàn tất những công việc quá nhiều nhưng thời gian chỉ vỏn vẹn có một ngày? Có phải bạn luôn muốn tập trung để làm tốt công việc của mình nhưng lại bị sao nhãng bởi những yếu tố bên ngoài?. Nếu bạn đang gặp những tình trạng đó thì hãy cùng chúng tôi xem qua những công cụ quản lý thời gian được nhiều người tin chọn.
Forest
Forest được thiết kế khá giống với một trò chơi hơn là một ứng dụng công việc. Nhiệm vụ của bạn chỉ đơn giản là trồng cây. Để có thể làm cây phát triển tươi tốt thì sẽ tùy thuộc vào thời gian bạn sẽ tiếp xúc với điện thoại.
Nếu bạn tiếp xúc càng ít thì khu vườn cây của bạn sẽ càng xanh, đây được xem như là cách để bạn có thể tự giới hạn thời gian cho mình trên những ứng dụng như Facebook, YouTube, Instagram…
Notion
Hiện nay Notion khá phổ biến đối với nhiều người bởi các tính năng đi kèm thông minh và linh hoạt. Chúng ta có thể tạo ra những danh sách việc làm trong ngày hay lưu những công thức mà chúng ta cần ghi nhớ một cách nhanh chóng và tiện lợi.
Không giống với những công cụ lưu trữ khác, notion được thiết kế ra để có thể sắp xếp cho người dùng một trang lớn bao gồm những thư mục nhỏ tương tự như máy tính. Từ đó người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm những lưu trữ mà mình cần.
Trello
Trello là một công cụ được thiết kế ra dùng để trợ giúp những người đang gặp vấn đề khi làm việc nhóm với nhau mà không có biết cách sắp xếp công việc một cách hợp lý. Với ứng dụng bạn sẽ dễ dàng theo dõi được tiến độ từng thành viên trong nhóm mà không cần phải trao đổi qua ứng dụng thứ ba hay gặp mặt.
Áp dụng quản lý quỹ thời gian trong các doanh nghiệp
Đối với mỗi cá nhân thì thời gian rất quan trọng nhưng trong các doanh nghiệp thời gian ngoài quan trọng thì “thời gian là vàng, là bạc”. Bởi vì cứ mỗi giây trôi qua thì một doanh nghiệp có thể kiếm được biết bao nhiêu là thứ. Vì vậy kỹ năng quản lý thời gian cần nên đưa vào trong doanh nghiệp để có thể gặt hái được nhiều thành công.
Xác định mục tiêu cụ thể
Việc xác định được mục tiêu cụ thể là một trong những bước quan trọng để chúng ta có thể sở hữu được một thời gian biểu hợp lý. Khi mà mục tiêu đã được xác định rõ ràng thì bạn sẽ xác định bạn cần phải làm gì đầu tiên và sau đó.
Việc bạn lên lịch trình cụ thể hay dự trù thời gian để có thể hoàn thành được mục tiêu đó là bước khá quan trọng. Khi đó bạn sẽ làm chủ được thời gian của bạn và quản lý công việc của bạn một cách hợp lý nhất.
Liệt kê công việc cần phải hoàn thành
Chúng ta phải liệt kê ra được danh sách những việc làm mà chúng ta cần phải hoàn thành nốt trong ngày, trong tuần hay trong tháng. Việc quản lý thời gian sẽ giúp bạn dễ dàng có thể quản lý được việc chúng ta cần phải hoàn thành trong thời gian nào.
Sắp xếp công việc theo trình tự ưu tiên quan trọng
Sau khi đã đưa ra danh sách những việc cần làm thì bạn hãy dành một chút thời gian để đánh giá lợi mức độ quan trọng của từng việc, việc nào quan trọng thì chúng ta sẽ làm trước việc nào có thể thì để lại sau.
Đối với những việc quan trọng thì bạn hãy đánh dấu lại và sắp xếp chúng riêng một danh sách và ghi chú lại thời gian để hoàn thành chúng. Việc sắp xếp như vậy sẽ giúp bạn bớt căng thẳng và có thể theo dõi mức độ hoàn thành của công việc một cách hiệu quả hơn.
Lên thời gian cụ thể làm từng công việc
Cách quản lý thời gian hiệu quả nhất là bạn lên được lịch cụ thể cho từng công việc: xác định được thời gian bắt đầu thời gian thực hiện và thời gian kết thúc công việc và tổng thời gian để hoàn thành công việc đó là bao lâu. Nếu bạn đã lập được một bản kế hoạch hóa chi tiết và cụ thể thì chúng tôi chắc chắn rằng bạn sẽ không sợ ảnh hưởng đến kết quả công việc.
Những phương pháp quản lý thời gian thường gặp
Việc chúng ta tìm ra kỹ năng để quản lý thời gian giống như tìm ra một chìa khoá, bạn phải thử và xem chìa khóa nào thích hợp với ổ khóa của mình nhất, bởi vì mỗi người thì sẽ có cách quản lý quỹ thời gian cá nhân khác nhau. Phần tiếp theo của bài viết sẽ cung cấp cho bạn một số gợi ý có thể là hữu ích đối với bạn nếu muốn bắt đầu quản lý quỹ thời gian của mình ngay bây giờ.
Phân biệt khác nhau giữa việc khẩn cấp và việc quan trọng
Đầu tiên bạn phải hiểu được sự khác biệt giữa tình trạng khẩn cấp và quan trọng. Với những công việc khẩn cấp thì yêu cầu bạn phải chú ý đến nó ngay lập tức nhưng bạn có làm ngay hay không thì chưa chắc là vấn đề. Những công việc quan trọng nếu chúng ta không làm thì sẽ dẫn đến một hậu quả nghiêm trọng cho bạn thậm chí là nguyên một nhóm người.
Đặt mục tiêu cho công việc cần đạt được
Thứ hai là bạn phải biết cách đặt ra mục tiêu cho cá nhân. Có thể xem như đây là một yếu tố khá quan trọng bởi vì mục tiêu là động lực mà giúp bạn có thể vượt qua khó khăn và hoàn thành công việc. Bạn hãy đảm bảo rằng các mục tiêu chúng ta đặt ra là đúng và có thể hoàn thành được nếu mà chúng ta đặt mục tiêu quá cao thì sẽ dễ dàng dẫn đến nản chí.
Bạn hãy dừng ngay ý định làm nhiều công việc cùng một lúc. Có nhiều người họ nghĩ rằng thật là tuyệt vời Nếu chúng ta cùng hoàn thành các công việc chung một lúc nhưng thật ra nó không phải là một sự lựa chọn tuyệt vời.
Theo nhiều nghiên cứu họ cho rằng nếu chúng ta làm nhiều công việc chung một lúc thì tỷ lệ tập trung để hoàn thành công việc sẽ thấp hơn nhiều so với việc chúng ta hoàn thành riêng lẻ từng công việc.
Kết luận
Đọc đến đây chúng tôi tin rằng bạn sẽ dừng lại một chút và suy nghĩ lại cách quản lý thời gian của bạn bấy lâu nay có hợp lý hay chưa. Hãy xem lại mình đã quản lý thời gian như thế nào và từ đó rút ra kinh nghiệm xây dựng lại một kế hoạch mới phù hợp cho bản thân hơn.
