Hiện nay, các phần mềm quản lý nhân sự ra đời ngày càng nhiều. Tuy nhiên, có phải tất cả đều được xem là nền tảng quản trị nhân sự hiệu quả? Dưới đây là các chức năng phần mềm nhân sự cần phải có.
Quản lý thông tin nhân viên
Doanh nghiệp cần phải quản lý khá nhiều thông tin liên quan đến người lao động như: sơ yếu lý lịch, quá trình công tác, quá trình làm việc, các khoản lương, phụ cấp hoặc các chế độ đãi ngộ khác,…
Có thể bạn muốn xem thêm:
- Phần mềm nhân sự tốt nhất được nhiều doanh nghiệp sử dụng
- Phần mềm nhân sự tiền lương lựa chọn như thế nào là tốt?
- Phần mềm nhân sự miễn phí với những tính năng cơ bản
Chức năng phần mềm nhân sự cần có khả năng tích hợp các loại Form mẫu phổ biến trong doanh nghiệp của cả kế toán và nhân sự. Mọi đề xuất, yêu cầu, hồ sơ,… có thể phê duyệt đa cấp trên trực tuyến. Không cần phải in ấn hay chờ ký. Hơn nữa, dữ liệu cần được sắp xếp hợp lý, để người quản lý có thể dễ dàng tra cứu thông tin và kết nối với dữ liệu dễ dàng.
Chấm công tính lương tự động
Mỗi ngày, một nhân viên chấm công 2 lần. Để lưu trữ dữ liệu chấm công trong 3 tháng thì cần tới gần 180000 dòng trên 1 Sheet excel, nên việc tính công, tính lương hàng tháng của phòng nhân sự tốn rất nhiều thời gian. Phần mềm nhân sự chuyên nghiệp phải tối ưu được 2 nghiệp vụ này cho doanh nghiệp.
Chức năng phần mềm nhân sự cần phải có sự kết hợp giữa chấm công và tính lương, hãy chọn một phần mềm nhân sự có kết hợp 2 nghiệp vụ này. Bất cứ khi nào nhập nhân sự mới vào hệ thống thì ca làm sẽ được thiết lập, chấm công hàng ngày, bảng lương tự động cập nhật.
Điều này sẽ loại bỏ một lượng lớn thủ tục giấy tờ và tất cả các loại công việc xử lý, đối chiếu kép. Bạn sẽ có thể thu thập thêm dữ liệu, việc báo cáo trở nên dễ dàng và giúp bạn giảm thiểu rủi ro do sai sót của con người.
Hệ thống tuyển dụng
Quản trị tuyển dụng là một bài toán khó đối với nhiều doanh nghiệp. Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự cần cung cấp các chức năng để hỗ trợ:
Khái quát được tình hình phát triển, năng suất làm việc của từng thành viên. Biết được bộ phận nào cần có thêm nhân sự hoặc bớt nhân sự khi không cần thiết.
Thông tin tuyển dụng được thiết lập chính xác, thông minh. Nhờ vậy mà người có nhu cầu tuyển dụng có thể tiếp cận nhanh chóng.
Tạo môi trường để ứng viên có thể nâng cao kỹ năng của mình nhờ việc kết nối với những nhân viên khác.
Quản lý đánh giá hiệu suất
Chức năng phần mềm nhân sự cần phải đánh giá được hiệu suất. Nhận thức được hiệu suất là chìa khóa để khai thác tối đa con người. Tuy nhiên, quy trình đánh giá hiệu suất thủ công có thể khó khăn và mang lại ít giá trị cho nhân viên.
Thay vào đó, bạn có thể sử dụng hệ thống nhân sự để dễ dàng phát triển KPI với nhân viên và truyền đạt cách thức các mục tiêu này phù hợp với các mục tiêu rộng lớn hơn của doanh nghiệp.
Quản lý tài sản
Quản trị nhân sự hiệu quả không chỉ đơn thuần là hoạt động quản lý người mà còn gồm cả quản lý tài sản. Mỗi một tài sản được sử dụng vào quá trình sản xuất, kinh doanh đều có giá trị riêng của nó. Và sau một thời gian, chúng sẽ hao mòn và giảm giá trị.
Chức năng phần mềm nhân sự cho phép bạn kiểm tra, phát hiện những loại tài sản như vậy, nhắm đưa ra những thay đổi nhằm phù hợp với tình hình chung.
Bảo mật chặt chẽ dữ liệu
Có thể bạn quan tâm:
- Bản mô tả công việc là gì? Hướng dẫn xây dựng JD cụ thể
- Phần mềm lương – Top những phần mềm tính lương tốt nhất
Như bạn đã biết, hồ sơ nhân sự và bảng lương là những dữ liệu rất nhạy cảm. Mọi thông tin từ địa chỉ nhà, số hồ sơ thuế, ngày sinh, lịch sử việc làm, chi tiết tài khoản ngân hàng, hồ sơ y tế,… của nhân viên nếu bị lộ ra sẽ gây ra hậu quả rất lớn.
Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn chọn một nhà cung cấp phần mềm đảm bảo các chức năng phần mềm nhân sự có tính bảo mật cao nhất hiện có. Điều này có nghĩa là phần mềm nhân sự (và dữ liệu của bạn) được đặt trên các máy chủ an toàn, do các chuyên gia quản lý, có nguồn điện khẩn cấp và dự phòng liên tục.
Tính linh động và khả năng tiếp cận
Chúng ta đang sống trong một thế giới luôn mở, luôn được kết nối, nơi chúng ta mong đợi quyền truy cập thông tin chỉ bằng một cú nhấp chuột, ở bất kỳ đâu, trên mọi thiết bị. Yêu cầu này cũng không ngoại lệ khi đánh giá một phần mềm quản lý nhân sự.
Hãy đảm bảo rằng thương hiệu mà bạn chọn cung cấp giải pháp dựa trên đám mây. Cho phép nhân viên có thể truy cập mọi lúc mọi nơi. Có nghĩa là họ có thể hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nhân sự nào khi ở ngoài văn phòng và thông qua thiết bị di động.
Nếu nhà cung cấp phần mềm quản lý nhân sự có thêm ứng dụng di động cho tất cả người dùng thì càng tốt!
Khả năng mở rộng tính năng khi bạn có nhu cầu
Dù bạn cần chọn một hệ thống nhân sự đáp ứng nhu cầu hiện tại của mình, nhưng cũng nên xem xét đến việc hệ thống đó sẽ thích ứng với sự phát triển kinh doanh trong tương lai như thế nào.
Nếu tập trung quá hạn hẹp vào các nhu cầu cầu hiện tại, bạn có thể vô tình bỏ qua nhu cầu tương lai của doanh nghiệp, dẫn đến việc phải chuyển đổi phần mềm khi cần nâng cấp.
Đó là lý do tại sao bạn cũng nên cân nhắc chọn một phần mềm quản lý nhân sự có khả năng phát triển hợp lý với doanh nghiệp. Giá cả có linh hoạt không? Nó có thể xử lý một số lượng nhân viên gia tăng đáng kể không? Các tính năng mới liên tục được phát triển để bắt kịp xu hướng công nghệ mới nhất?
Không cần nhân viên IT, không cần thuê máy chủ
Điều này giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tiết kiệm chi phí, thời gian và tạo được lợi thế cạnh tranh cho mình.
Trên đây là những chức năng phần mềm nhân sự cần phải có khi bạn lựa chọn một phần mềm quản lý. Mong rằng những tiêu chí trên sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình lựa chọn nhé.
