KPI là một thang độ để đánh giá độ hiệu năng của bất kỳ nhân công và tổ chức nào, thuật ngữ này còn được xem là nỗi ám ảnh của nhiều nhân viên và luôn là cuộc đua không hồi kết, tuy nhiên nó cũng đem lại khá nhiều lợi ích cho bất cứ doanh nghiệp nào áp dụng thành công các quy tắc của nó.
KPI là gì?
Key Performance Indicator là tên đầy đủ của KPI, bên cạnh đó KPI có thể hiểu là số liệu biểu thị độ hiệu năng của công việc và là công cụ đắc lực giúp các công ty đo lường và xem xét độ hoàn thiện của công việc.
KPI thông thường được biểu thị qua số liệu, tỉ trọng, định lượng của các thành phần trong dự án từ đó thể hiện lên được độ hiệu năng của các nhóm và nhánh trong tổ chức.
Các thông tin của KPI ngoài việc giúp công ty bám sát, xem xét được độ hoàn thiện công việc của nhân sự mà công cụ này còn củng cố độ minh bạch, phải trái và chi tiết của người lao động dựa trên chỉ số. Ngoài ra, KPI còn được xem là biểu tượng và động lực thúc đẩy nhân công hoàn thành công việc hiệu quả cũng như là động lực ra sức hoàn thành trọn vẹn mục tiêu nhất định
Chưa kể KPI có một vai trò quan trọng trong doanh nghiệp lớn nhỏ, nhìn chung KPI thường đảm nhận các trọng trắc như sau: đánh giá sát đáng khả năng của nhân công vì hầu hết các công ty đều thông qua KPI mà đánh giá nhân viên, cũng vì vậy khi thiết lập KPI, công ty luôn phải cân nhắc tính hình doanh số, vị trí công việc.
Tổ chức lại các phương hướng kinh doanh cũng là một chức năng khác của KPI vì thông qua các chỉ số doanh nghiệp mà lập kế hoạch kinh doanh chi tiết. Bởi tính cạnh tranh đặc thù mà KPI còn góp phần tạo nên môi trường yêu cầu sự học hỏi và giao tiếp liên tục giữa các nhân công.
Phân loại chỉ số Key Performance Indicator
KPI về bản chất là thước đo đánh giá độ hoàn thiện công việc của nhiều thành phần trong công ty vì vậy mà KPI cũng được chia thành nhiều loại khác nhau tùy thuộc vào bộ phận mà nó đảm nhận:
KPI phổ biến nhất thuộc về mảng kinh doanh
Còn được gọi là KPI kinh doanh có tác vụ dùng để giúp đỡ các xí nghiệp ước lượng các kết quả của các đề mục trong thời gian dài bằng cách giám sát từng số liệu kinh doanh từ đó điều chỉnh giữa các quy trình và xác định các bộ phận chưa tối ưu.
KPI về mảng tài chính
Bên cạnh kinh doanh, ta sẽ có KPI tài chính thường được dùng bởi các lãnh đạo tổ chức và bộ phận tài chính của công ty, những số liệu này cho biết lối tổ chức và hoạt động của công ty trên mặt tạo nên lợi nhuận để đánh giá liệu công ty có đang hoạt động tốt hay không ?
KPI về mảng marketing
Được biết với cái tên KPI tiếp thị, công cụ này giúp cho đội ngũ nhân sự tiếp thị của tổ chức đưa ra phán đoán kỹ thuật về phần trăm thành công của các kênh marketing, và cho ra các chỉ số để xem xét độ hiệu quả của đội ngũ marketing trong việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
KPI về mảng bán hàng, chỉ số được coi trọng nhất
Hay còn được gọi là KPI bán hàng, cụ thể là các số liệu có vai trò đánh giá khả năng hoàn thành công việc của bộ phận bán hàng cũng như giúp doanh nghiệp biết được mức độ tăng trưởng theo tháng, về cơ bản đây là số liệu mang tính quan trọng bậc nhất để đánh giá độ tối ưu của cả quy trình tổng thể.
KPI về mảng điều hành dự án
Còn được gọi là KPI quản lý dự án được các lãnh đạo cấp cao giám sát phần trăm đạt được yêu cầu và tiến độ công việc của các hạng mục đề ra, chỉ số này thường được các tổ chức sử dụng như một nền tảng để nhận định độ thành công và bên vững trong thời gian dài của dự án.
Lợi ích khi áp dụng KPI
KPI hay Key Performance Indicators có thể gọi là liệu pháp nổi tiếng nhất trong việc quản trị năng suất. Buồn thay, không ít doanh nghiệp đã thất bại vì không biết cách tận dụng triệt để lợi ích của KPI. Vậy KPI mang lợi lợi thế gì cho doanh nghiệp?
Các chiến lược kinh doanh hữu hiệu được đưa ra dựa trên KPI
Như đã đề cập ở trên, các nhà lãnh đạo cấp cao có thể đề ra các hướng hoạch định thiết thực cho hướng kinh doanh ở hiện tại và trong tuong lai dựa trên những chỉ số KPI.
Vậy KPI có thể giúp xác định sản phẩm, dịch vụ sát đáng hơn và tiếp cận đúng vào nhu cầu cũng như tâm lý tiêu dùng để tăng khả năng sống sót và bền vững trong thị trường. Chưa kể đến, KPI còn giúp nhân sự có thể khai thác tối đa hiệu năng công việc và tạo mối liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban.
Có sự tác động trực tiếp đến mục tiêu kinh doanh của công ty
Rất nhiều bạn lầm tưởng KPI là mục tiêu của doanh nghiệp tuy nhiên KPI là một cách hữu hiệu để đo đạc các hạng mục, và sẽ chỉ ra doanh nghiệp những điểm cần khắc phục từ đó đề ra các hướng đi hiệu quả giúp đạt được kết quả tốt hơn, có thể nói đây là nhân tố chính doanh nghiệp thích dùng KPI
Các số liệu KPI được tạo lập phụ thuộc trên chiến lược kinh doanh của công ty. Vì vậy, nếu mỗi nhân viên hiểu rõ trách nhiệm và chức năng của KPI thì họ cũng góp phần đáng kể trong kế hoạch chung của cả doanh nghiệp.
Chưa kể, KPI dựa trên các thông số thực tế và khoa học không thực hiện trên cảm tính từ đó tăng tính hoàn thiện công việc đúng hướng và hiệu quả theo các chiến lược chung của công ty.
KPI là nguồn động lực thúc đẩy sự tiến bộ của nhân viên
Lợi ích của KPI đã được thể hiện rõ trong việc đốc thúc sự phát triển của mỗi nhân sự, trên thực tế, các công ty không có khả năng hoàn thiện mọi dự án, chiến dịch một cách hoàn hảo tuy nhiên bằng cách giám sát hiệu quả theo chỉ số KPI, tổ chức có thể lập nên một môi trường sáng tạo và phát triển đáng kể.
Nhờ thông qua công cụ hữu ích này, các bộ phận có thể giám sát tiến độ công trình mọi lúc mà không đợi đến cuối hạn mức. Mặt khác, việc nắm bắt các thông số này thường xuyên, cụ thể là trên các hệ thống đo lường chuyên dụng sẽ giúp tìm ra giải pháp cho các vấn đề như làm những gì, như thế nào và lý do cần làm.
Bản thân nhân sự khi tự kiểm tra năng suất làm việc của bản thân và có hướng sửa chữa tức thời thì cũng sẽ tăng khả năng hoàn thành tốt các mục tiêu được đề ra. Có thể nói việc này đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của cá nhân.
Một số mẫu KPI cho phòng ban, vị trí trong công việc
Như đã đề cập phía trên, các rất nhiều bộ phần lớn nhỏ trong doanh nghiệp nên cũng có rất nhiều mẫu riêng biệt cho từng chức năng mà công cụ này đảm nhất nhằm tăng độ chuyên nghiệp và hiệu quả.
Kiểu dùng cho bộ phận quản lý nhân sự
Thường sẽ bao gồm rất nhiều yếu tố cần xem xét sau đây là một vài thứ phổ biến để xây dựng công cụ này cho vị trí HR: số lượng CV, các chi phí liên quan như phí tuyển dụng trên mỗi đơn, phí tuyển trung bình mỗi nhân sự mới, chi phí huấn luyện trung bình cho các nhân sự mới
Kiểu dùng cho phòng ban truyền thông
Các nhân tố như tổng chi phí marketing, tỷ trọng phí marketing rút ra từ doanh thu, hoàn vốn đầu tư, số lượng khách hàng mới trong nhiều hạng mục, số lượng nội dung đăng tải theo tháng, … những yếu tố này nên được cân nhắc để xây dựng kiểu mẫu hiệu quả nhất
Kiểu dùng cho bộ phận chăm sóc và tiếp thị khách hàng
Có thể kể đến như tỷ trọng duy trì khách hàng cũng như số lượng đã từ bỏ công ty, giá trí vòng đời và độ hài lòng của khách hàng, số lượng phê bình xấu từ khách hàng và tỷ trọng xử lý vấn đề ngay từ yêu cầu đầu tiên
Kiểu dùng cho phòng ban xuất hàng
Các yếu tố như chu kỳ hoành thành đơn hàng, số lượng đơn hàng đúng hạn và trễ hạn, chất lượng và độ hao hụt hàng tồn dư, tỷ trọng đạt chuẩn khi xuất xưởng, chi phí chất lượng các trang thiết bị cũng như chi phí bảo dưỡng và hiệu quả hoạt động, vòng đời của các máy móc kỹ thuật.
Những sai phạm trong thiết lập KPI
Có thể thấy trong khái niệm và các ví dụ về KPI, ta sẽ có thể thấy một vài sai lầm phổ biến trong khâu tạo thiết kế mà các công ty thường dính phải và sau đây là một số thông tin chi tiết:
Bảng mẫu không có sự liên thông với mục tiêu của công ty
Đúng như cái tên Key Performance Indicator, đây là những thông tin thực sự cần thiết, để cụ thể hơn, chúng có thể được thiết kế và quan sát dựa trên những hạng mục mang tính mưu lược của từng phân khúc trong doanh nghiệp. Việc thiết kế nên bảng tính lệch hướng với những mục tiêu để ra dễ gây lãng phí nguồn lực và tài nguyên.
Quá để tâm đến các thông số mà sót việc bị dẫn dắt bởi chúng
Những số liệu này chỉ là kết quả cuối cùng chứ không cho doanh nghiệp thấy được cốt lõi của kết quả, từ đó dẫn đến việc bối rối và không rõ ràng, khó có thể đạt được những mục tiêu đã đề ra.
Các thiết lập,ứng dụng dụng KPI trong doanh nghiệp
Có thể kể ra rất nhiều phương pháp khác nhau để xây dựng bảng tuy nhiên 2 phương pháp phổ biến nhất chính là các phòng ban chức năng xây dựng theo vị trí đặc thù của bản thân và cách 2 là do bộ phận lãnh đạo cấp cao sẽ trực tiếp thiết kế cho các bộ phận một cách chuyên nghiệp nhất.
Kết luận
KPI có thể được xem như một công cụ hữu hiệu trong việc quản trị nhân sự và tiến độ công việc một cách tối ưu nhất từ đó giúp cho việc đạt mục tiêu chung dễ dàng hơn, có rất nhiều kiểu và cách để thiết kế hữu hiệu dựa trên tính đặc thù của từng phân khúc cho loại công cụ tuyệt vời này.
