Tiêu chí chung đối với mọi phần mềm nhân sự tiền lương là: hỗ trợ các công việc quản trị nhân sự như tuyển dụng, theo dõi hiệu suất làm việc, theo dõi và tính toán chi tiết tiền lương, thưởng, thuế, các khoản bảo hiểm một cách khách quan, chính xác nhất. Một phần mềm nhân sự được đánh giá là hữu hiệu khi nó cho phép ban lãnh đạo thấy được bức tranh toàn cảnh về nhân sự và chất lượng lao động trong doanh nghiệp.
Giữa hàng trăm phần mềm quản lý nhân sự trên thị trường như hiện nay không dễ dàng để doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định nên sử dụng phần mềm nào. Dưới đây là 4 tiêu chí “vàng” giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong công tác lựa chọn.
Phù hợp nhu cầu nghiệp vụ của phòng hành chính – nhân sự
Bản thân là một phần mềm nhân sự tiền lương nên tiêu chí phù hợp với quy mô, tính chất và loại hình kinh doanh của doanh nghiệp phải được xếp hàng đầu.
Có thể bạn muốn xem thêm:
- Phần mềm nhân sự miễn phí với những tính năng cơ bản
- Lợi ích của phần mềm nhân sự trong quản lý doanh nghiệp
- Chức năng phần mềm nhân sự cần phải có những điều gì?
Mỗi tổ chức đều có quy mô và những đặc thù riêng trong cấu trúc nhân sự, vì thế cách quản lý nhân sự, tính toán lương thưởng của doanh nghiệp thương mại sẽ khác với doanh nghiệp sản xuất. Trên cơ sở đó, phần mềm nhân sự phù hợp là khi đáp ứng được 2 yêu cầu cơ bản:
Một là trợ giúp ban lãnh đạo quản lý nhân sự thông qua các nghiệp vụ tuyển dụng, đào tạo, theo dõi biến động và đánh giá nhân sự.
Hai là theo dõi và thống kê chi tiết các khoản lương, thưởng, thuế thu nhập và các thay đổi của cá nhân từ đó đưa ra bức tranh toàn cảnh về tình hình nhân sự và chất lượng lao động trong doanh nghiệp.
Thân thiện, dễ sử dụng
Đây là tiêu chí quan trọng thứ 2 trong 5 tiêu chí lựa chọn phần mềm nhân sự tiền lương mà chúng tôi muốn nhắc đến. Hãy tưởng tượng nếu bạn vừa thanh toán chi phí mua và sử dụng một phần mềm nhân sự nhưng nó lại khó sử dụng, khó theo dõi, khó thao tác sẽ khiến cho công tác quản trị bị ảnh hưởng như thế nào; các phòng ban không thể phối hợp với nhau ra sao; ban lãnh đạo sẽ căn cứ vào đâu để đưa ra các quyết định mang tính chiến lược về nhân sự…
Do đó, khi nghiên cứu, tìm hiểu về phần mềm nhân sự, hãy quan sát, tốt nhất là trải nghiệm thử để xem các thao tác có đơn giản không, có mất nhiều thời gian để làm quen không, có khả năng tạo ra nhiều loại báo cáo phù hợp mục đích sử dụng chỉ bằng các thao tác “kéo-thả” đơn giản hay không…
Bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu
Tiêu chí thứ 3 và là tiêu chí chung của mọi phần mềm là khả năng bảo mật thông tin. Theo đó, từng chức năng, từng người dùng khi được phân quyền đều phải được bảo mật tuyệt đối.
Có thể bạn quan tâm:
- Bản mô tả công việc là gì? Hướng dẫn xây dựng JD cụ thể
- Phần mềm lương – Top những phần mềm tính lương tốt nhất
Thật khó để doanh nghiệp xác định đâu là phần mềm nhân sự tiền lương có tính bảo mật cao khi trên thị trường có hàng trăm đơn vị cung cấp công cụ này. Một trong những cơ sở để lựa chọn là sự uy tín của nhà cung cấp, thể hiện qua số năm kinh nghiệm triển khai, ít nhất từ 10 năm trở lên. Đơn vị nào càng có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm nhân sự càng biết cách lường trước được mọi rủi ro cho các loại hình công ty khác nhau.
Quản lý tập trung được dữ liệu, kết nối chặt chẽ giữa các bộ phận
Một phần mềm nhân sự tiền lương tốt là khi nó có khả năng quản lý cơ sở dữ liệu tập trung. Ví dụ, trong phân hệ quản lý hồ sơ nhân viên thì những thông tin của nhân viên từ lúc bắt đầu, phỏng vấn đến lúc thử việc, làm việc chính thức, nghỉ việc phải được ghi lại một cách có hệ thống. Có như vậy, nhà quản trị mới nhìn tổng thể về năng lực của nhân viên, để từ đó phân bổ nguồn lực hợp lý. Bên cạnh đó, công cụ này còn phải có khả năng liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận để giảm thiểu chi phí hành chính và tiết kiệm nguồn lực thực hiện.
Trên đây là 4 điểm cần lưu ý khi lựa chọn phần mềm nhân sự tiền lương, mong rằng dựa vào những tiêu chí này bạn có thể lựa chọn được một công cụ quản lý phù hợp nhé.
