Phần mềm quản lý nhân sự giờ đây đã và đang đóng một vai trò quan trọng và thiết yếu trong bộ máy quản lý nhân sự của nhiều hoạt động kinh doanh. Được thực hiện và diễn ra hoạt động dưới sự thiết lập của con người, thay sức lao động thủ công xử lý công việc như sắp xếp hồ sơ, thống kê danh sách,…
Phần mềm quản lý nhân sự được định nghĩa ra sao?
Phần mềm quản lý nhân sự là công cụ được nghiên cứu và phát minh ra để hỗ trợ người lãnh đạo bộ phận nhân sự, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho những công việc rập khuôn, máy móc, nhàm chán và rườm rà. Hạn chế được nhiều trường hợp lãng phí nhân lực không cần thiết, thúc đẩy tiến độ phát triển cho tổ chức.
Đối với một doanh nghiệp, nguồn lực và sức lao động của con người là vô giá, do đó để có thể vừa duy trì và phát triển bền vững một đội ngũ nhân viên luôn là vấn đề được nhà lãnh đạo quan tâm. Tuy nhiên, nếu cứ tiếp tục quản lý thủ công, chắc chắn sẽ phải đối diện với giới hạn quy mô và tốn nhiều chi phí nhân lực.
Từ nhu cầu cấp thiết hợp lý và khoa học đó, đã thúc đẩy, tạo nhiều độc lực cho các kỹ sư phần mềm, nghiên cứu phát minh nên ứng dụng quản lý nhân sự. Kể từ khi ra đời nó đã giải quyết được không ít những khó khăn về vấn đề sổ sách, hồ sơ, tính toán chi phí, ngân sách trong và ngoài doanh nghiệp.
Đánh dấu sự quy mô và mốc son cho cả thế giới vào năm 1970, các doanh nghiệp đi vào ứng dụng thành tựu công nghệ kỹ thuật tiên tiến cho bộ máy sản xuất của đơn vị. Xóa sổ triệt để bộ máy thủ công lạc hậu tốn nhiều chi phí và công sức của nhân viên lao động.
Những lý do thuyết phục doanh nghiệp sử dụng HRMS
Trong khái niệm của phần mềm quản lý nhân sự đã nói lên chức năng và vai trò quan trọng nhất của nó khi góp mặt tại các tổ chức, quá trình doanh nghiệp sản xuất kinh tế. Sự gia nhập của ứng dụng này sẽ giúp cho các nhà lãnh đạo thực hiện mã hóa quá trình lựa chọn, đánh giá, biên chế.
Hỗ trợ cho công việc quản lý nguồn nhân lực trở nên khoa học, ngăn nắp và logic hơn. Hạn chế tuyệt đối thủ tục rườm rà và phức tạp. Đảm bảo được mọi chi tiết thông tin ghi trong hồ sơ, cũng như lưu trong hệ thống đều rõ ràng, rành mạch và đạt tính chính xác lên đến 99,99 phần trăm.
Đó là một con số mà loài người không thể nào dám chắc chắn khi thực hiện các công việc liên quan đến số liệu, những phần mềm có thể thực hiện được. Hãy cùng theo dõi một số tính năng quan trọng như:
Hệ thống hóa sơ đồ hồ sơ nhân sự
Việc quản lý và kiểm duyệt tất cả hồ sơ tuyển dụng của nhân viên luôn là vấn đề khiến cho các nhà lãnh đạo phải đau đầu. Bởi vì hầu như mỗi năm, mỗi kỳ công ty đều tuyển thêm nhân viên mới và loại bỏ một số nguồn nhân sự không phù hợp.
Do đó, vấn đề sửa đổi thông tin của bộ máy nhân viên luôn gặp rất nhiều trục trặc, sai sót số liệu, không rà soát hết được hồ sơ, lạc hồ sơ, nhằm lẫn hồ sơ,…. Bên cạnh đó, câu hỏi làm thế nào để cho mọi hồ sơ thêm vào, kết hợp với hồ cũ được hệ thống một cách hợp lý và logic, đều không có câu trả lời.
Nếu thực hiện công tác đó bằng phương pháp thủ công, dù cho có nhiều kinh nghiệm vẫn sẽ tiêu tốn nhiều thời gian, nguồn nhân lực. Hơn hết cách để bảo quản và lưu trữ hồ sơ cũng là một thách thức đối với các cơ quan nhân sự. Khi có càng nhiều nhân viên tuyển dụng để phục vụ cho nhu cầu mở rộng quy mô hoạt động, càng khó khăn.
Chắc chắn, sẽ đối diện với việc hồ sơ chất chồng chất đống, muốn tìm ra được tư liệu đang cần như công cuộc “mò kim đáy biển”. Phần mềm HRMS đã đưa ra chìa khóa cho hàng tá vấn đề nêu trên bằng cách thiết lập sơ hồ hình cây và nhánh, thể hiện được tương quan và rõ ràng mọi thông tin ứng với vị trí nhân lực.
Tiết kiệm thời gian và khả năng làm việc không mệt mỏi
Người ta có câu “sức người giới hạn”, nên sự ra đời của phần mềm quản lý đã giải quyết được vấn đề nan giải đó, bằng khả năng “làm việc không mệt mỏi”. Máy tính đã hỗ trợ cho con người làm việc ngày đêm, thậm chí đối với những cơ quan có hệ thống quản lý chuyên nghiệp và hiện đại.
Hình ảnh ứng dụng chạy auto 24/24 là chuyện quá đỗi bình thường, không cần có sự giám sát, nó có khả năng báo động những vấn đề trục trặc trong hồ sơ, chỉ ra lỗi một cách dễ dàng. Khi tìm kiếm, mọi người hoàn toàn có thể sử dụng những công cụ lọc nội dung và thông tin, tiết kiệm thời gian tối ưu cho người quản lý.
Tiết kiệm tối đa chi phí nhờ phần mềm quản lý nhân sự
Nếu như trước đây với vai trò và vị trí của một người giám đốc quản lý phòng đào tạo, phòng quản lý nhân sự, chỉ có thể nắm trong tay với một số lượng nhân viên nhất định. Không thể một lúc quản lý quá nhiều thành viên, vì khó có thể đảm bảo được chất lượng cũng như hiệu quả công việc.
Đồng thời không thể nào có thể giám sát được hết toàn bộ những quá trình diễn ra, rất khó trong việc điều hành, đánh giá. Do đó, tổ chức kinh doanh phải bỏ ra số tiền thuê quản lý là x lần, trong khi con số x đó càng lớn thì đơn vị tổn thất càng nhiều, ảnh hưởng đến mục tiêu tạo lợi nhuận.
Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự ngược lại, nó cho phép một máy kiểm soát được hàng triệu nhân viên, giảm bớt gánh nặng và công việc của giám đốc phòng nhân sự. Hai đối tượng kết hợp cùng nhau, giúp gia tăng hiệu quả nhưng không phải diệt trừ đối phương, vì vẫn có những thao tác máy không thể tự thực hiện.
Đánh giá công việc khách quan và chuẩn xác nhất
Trong quá trình phân công và giao nhiệm vụ cho từng tổ đội, mỗi đội sẽ có rất nhiều nhân viên khác nhau, cho nên dường như việc quản lý đã gặp nhiều trở ngại, việc giám sát sẽ càng gian nan hơn. Bởi vì người quản lý nhân sự không thể nào đi theo từng người và tìm hiểu công việc được giao, sau đó tiến hành đánh giá kết quả.
Trong khi có sự hỗ trợ của phần mềm, giám đốc nhân sự chỉ cần ngồi một chỗ cố định theo dõi dựa trên dữ liệu thông tin mà ứng dụng báo về. Ghi rõ ràng thời gian giao nộp, để làm bằng chứng đối chiếu. Qua đó, nhìn rõ được quá trình sửa đổi và cập nhật nội dung báo cáo mà nhân viên đã nộp lên.
Các loại phần mềm quản lý nhân sự ưa dùng
Phần mềm quản lý nhân sự là một trong những ứng dụng với hệ thống lập trình cực kỳ quy mô và phức tạp. Cho nên khó khăn cho những kĩ thuật viên thiết kế làm thế nào để hoàn thiện 100 % phiên bản.
Do đó, trong quá trình cạnh tranh giữa các thương hiệu bán phần mềm ứng dụng với nhau, mỗi đối thủ đều ra sức không ngừng để có thể tìm thấy được điểm yếu trong sản phẩm trước có mặt trên thị trường. Sau đó khắc phục cải tiến và nâng cấp lên một level đỉnh cao hơn, cho người dùng nhiều lựa chọn:
- Phần mềm quản lý digiiHR: một sản phẩm của nhà OCC, sở hữu hệ thống trí tuệ nhân tạo đồng bộ, gồm nhiều nền tảng kết hợp.
- Phần mềm quản lý SV-HRIS: Chuyên quản lý thương mại ngành dịch vụ, sản xuất, cung – ứng hàng,…
- Phần mềm iHCM: Phần mềm được đánh giá là có bộ máy và cấu hình hiện đại nhất hiện nay, được thiết lập theo ngôn ngữ và hành vi của người Việt.
- Phần mềm FAST HRM Online: Chuyên cung cấp cho những trang mạng hoạt động mua bán online.
Những câu hỏi hay gặp về phần mềm quản lý?
Trong quá trình sử dụng, không thể tránh khỏi việc gặp nhiều thắc mắc liên quan đến cấu hình và lập trình hoạt động. Do đó nhiều người thường thắc mắc với nội dung cụ thể như sau:
- Làm thế nào để có thể ghép thông tin mới vào thông tin cũ để tiết kiệm dữ liệu phần mềm?
- Cách khắc phục tình trạng lag máy khi nhiều người cùng truy cập vào giờ cao điểm?
- Nên sử dụng kèm với phần mềm bảo vệ nào để tăng tính bảo mật tuyệt đối cho nguồn dữ liệu?
- Có nên nâng cấp và bảo dưỡng phần mềm thường xuyên hay không?
Ưu và nhược đặc trưng của phần mềm quản lý nhân sự
Để nói về mặt ưu điểm của phần mềm nhân sự thì nổi bật nhất chính là tính năng tự động hóa và tin học hóa công việc quản trị nhân sự, giảm hơn 50% công việc, tiết kiệm tối ưu thời gian, chi phí và công sức. Nó thực hiện bằng cách thay con người xử lý sắp xếp hồ sơ, hệ thống hồ sơ logics, hỗ trợ công cụ lọc và tìm kiếm thông tin.
Tuy nhiên, dù gì phần mềm này vẫn là sản phẩm đến từ mảng công nghệ, nên chắc chắn sẽ có rủi ro về bảo mật và an ninh, nếu như đơn vị và doanh nghiệp áp dụng không có đủ khả năng để kiểm soát mạng lưới bảo vệ dữ liệu. Rất có thể sẽ dễ dàng đối diện với việc bị đánh cắp và rò rỉ thông tin không rõ nguyên do.
Bên cạnh đó, khi lần đầu tiếp cận và tìm hiểu về cách sử dụng phần mềm, sẽ tốn khá nhiều thời gian và công sức để nghiên cứu, khai thác. Bởi vì mỗi một chức năng, đặc tính đều khá mới mẻ và lạ lẫm đối với công tác quản lý phòng nhân sự.
Kết bài
Phần mềm quản lý nhân sự cho phép doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động và tăng nguồn lực không giới hạn, không phát sinh chi phí quản lý, đảm bảo vấn đề lưu trữ và tìm kiếm thông tin. Thông qua bài viết trên, mọi người đã dần hình thành và hình dung ra được tầm quan trọng của phần mềm đối với về quản lý doanh nghiệp.
