Sơ đồ tổ chức công ty là một phần quan trọng để doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về bộ máy của công ty mình. Dù đó là doanh nghiệp lớn hay doanh nghiệp nhỏ, hay chỉ là văn phòng khởi nghiệp nhưng đều cần đến sơ đồ tổ chức. Hôm nay, chúng tôi sẽ cùng các bạn tìm hiểu về sơ đồ tổ chức của công ty là gì? Tại sao lại cần sơ đồ tổ chức? Những mẫu sơ đồ phổ biến nhất nhé!
Sơ đồ tổ chức công ty là gì?
Sơ đồ tổ chức công ty còn được biết với tên là Organogram. Đây được xem là một dạng sơ đồ trực quan có mục đích miêu tả cấu trúc bên trong của một doanh nghiệp. Sơ đồ đó cần rõ những công việc, trách nhiệm và mối liên hệ với từng thành viên trong công ty.
Sơ đồ công ty giúp cho doanh nghiệp có thể chuẩn hóa được bộ máy hoạt động và xây dựng quy trình làm việc được thống nhất từ trên xuống dưới. Vậy các bạn đã hiểu hết sơ đồ tổ chức trong công ty hay chưa?
Hiểu thêm sơ đồ tổ chức của công ty
Hiện nay, khi nhu cầu thành lập doanh nghiệp của những người khởi nghiệp tăng cao, các doanh nghiệp đều có những sơ đồ tổ chức công ty riêng. Nó giúp doanh nghiệp biết được nguồn lực nội tại của mình có đồng nhất với mục tiêu chung mà doanh nghiệp đề ra hay không. Từ đó, người điều hành có thể nhìn rõ vai trò từng phòng ban, sự đóng góp của bộ phận vào chiến lược chung của công ty.
Sơ đồ tổ chức của công ty cho phép những người quản lý có thể giám sát hoạt động của từng phòng ban, nhân viên và đảm bảo tất cả mọi người đều đang đi đúng hướng. Sơ đồ tổ chức của công ty cần phải thể hiện được những yếu tố sau:
Thứ nhất, hình vẽ của sơ đồ thể hiện rõ vị trí, mối quan hệ tương tác, báo cáo và những kênh giao tiếp chính thức giữa những nhân viên, các bộ phận và các phòng ban. Thứ hai, mô tả được những nhiệm vụ cơ bản của các bộ phận trong công ty. Thứ tư, mô tả chức vụ và quyền hạn của từng vị trí. Cuối cùng là thể hiện quy trình làm việc của các bộ phận.
Tại sao cần phải cơ cấu tổ chức công ty?
Cơ cấu tổ chức là một hệ thống gồm các mối quan hệ hoạt động chính thức với sự kết hợp của nhiều công việc riêng biệt và công việc nhóm. Cơ cấu tổ chức là tập hợp các bộ phận (đơn vị, cá nhân) chịu sự phụ thuộc lẫn nhau để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của công ty. Sở dĩ, doanh nghiệp cần phải có sơ đồ tổ chức của công ty để thực hiện cơ cấu tổ chức rõ ràng bởi:
- Trong một tổ chức bất kì, tuy có nhiều bộ phận thực hiện những chức năng, nhiệm vụ riêng biệt nhưng giữa chúng đều có sự thống nhất tập chung để tạo ra kết quả thực hiện mục tiêu xác định tốt nhất. Mọi thành viên đều có vai trò và đóng góp công sức nhất định để giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chung.
- Sự phân công lao động của từng thành viên đảm bảo cho các thành viên hoạt động sâu và chuyên môn một công việc nhất định. Sự phân công phù hợp có tác động to lớn đến hiệu quả của tổ chức.
- Mỗi một tổ chức đều cần sự thống nhất về phương hướng và nó chính là điều kiện thuận lợi để tạo ra trật tự trong công ty. Đồng thời cơ cấu tổ chức giúp nỗ lực sáng tạo, nâng cao trách nhiệm của từng thành viên trong tổ chức để hoạt động hiệu quả và khoa học hơn.
Vai trò của sơ đồ tổ chức một công ty như thế nào?
Sơ đồ tổ chức công ty đóng vai trò vô cùng quan trọng với mỗi doanh nghiệp. Xây dựng sơ đồ tổ chức hiệu quả là tiền đề quyết định sự phát triển và thành công của công ty. Ngoài ra, sơ đồ tổ chức của công ty còn một số vai trò khác như sau:
- Thứ nhất, đây là cách gián tiếp xác định trách nhiệm, vai trò và nhiệm vụ của từng cá nhân trong bộ máy doanh nghiệp. Ngoài ra, sơ đồ tổ chức của công ty còn giúp nhân viên hiểu được mình cần báo cáo công việc với ai, bộ phận nào và người cần liên hệ khi xảy ra vấn đề.
- Thứ hai, sơ đồ tổ chức có tác dụng làm rõ trách nhiệm, vai trò của phòng ban trong công ty; hiển thị được cấu trúc nội bộ và thứ bậc trong mỗi doanh nghiệp. Ngoài ra, nó còn giúp lưu trữ thông tin liên hệ của tất cả nhân viên một cách thuận tiện nhất.
- Dựa vào sơ đồ tổ chức của công ty, bộ phận quản lý có thể nắm được số lượng nhân viên của từng phòng ban. Bên cạnh đó, nhân viên cũng nắm được quá trình thăng tiến của mình để có động lực làm việc, tăng hiệu suất làm việc cao hơn.
Những sơ đồ tổ chức công ty phổ biến
Sau khi đã tìm hiểu về khái niệm cũng như vai trò của sơ đồ tổ chức trong công ty, chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn những hình thức sơ đồ tổ chức của công ty phổ biến nhất ở phần này. Nếu bạn có mong muốn thành lập doanh nghiệp khởi nghiệp thì có thể tham khảo và lựa chọn xây dựng một trong những sơ đồ sau:
Về sơ đồ tổ chức theo dạng phân cấp
Đây là một trong những dạng sơ đồ phổ biến nhất hiện nay với cơ cấu doanh nghiệp được bố trí theo từng cấp độ. Chủ công ty sẽ là người đứng đầu tiên và người có quyền lực nhỏ hơn sẽ xếp phía dưới. Cứ lần lượt như thế cho đến người có chức vụ nhỏ nhất trong công ty.
Với hệ thống phân cấp này, các thành viên chỉ giao tiếp với người báo cáo và những ai báo cáo trực tiếp với họ. Theo thống kê cho thấy, có khoảng 80% doanh nghiệp không phân biệt loại hình công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn hay công ty hợp danh có sử dụng sơ đồ tổ chức phân cấp, đặc biệt là những doanh nghiệp lớn.
Về sơ đồ tổ chức dạng ma trận
Cách thức này thể hiện sự rõ ràng giữa các phòng ban. Nó thường được sử dụng khi cá nhân trong tổ chức có nhiều hơn một người quản lý và điều hành. Loại sơ đồ này phù hợp và phát huy hiệu quả cao nhất khi ứng dụng tạo công ty cung cấp dịch vụ trung gian. Đây sẽ là nơi thường xuyên tiến hành những dự án cho đối tác.
Về sơ đồ phẳng/ngang
Loại hình sơ đồ tổ chức của công ty cuối cùng này có đặc điểm có rất ít hoặc không có cấp quản lý cấp trung mà chỉ thường gồm 2 cấp: quản trị viên cao nhất và công nhân. Ở những công ty này, người lao động có nhiều trách nhiệm hơn và cần tham gia trực tiếp để đưa ra quyết định.
Hình thức tổ chức này có thể tìm thấy dễ dàng ở những doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít nhân sự như doanh nghiệp tư nhân hay các startup. Đây là nơi tham dự của những quản lý cấp trung với số lượng thành viên thấp.
Nguyên tắc chung trong xây dựng sơ đồ tổ chức công ty
Để có thể xây dựng được một sơ đồ tổ chức của công ty chính xác và hoàn hảo nhất, người lập sơ đồ cần phải dựa theo những nguyên tắc xây dựng được đề cập ở phần sau đây bao gồm:
- Về nguyên tắc thống nhất chỉ huy: công việc được báo cáo và thống nhất thông qua một người lãnh đạo. Về nguyên tắc linh hoạt: sau khi xây dựng xong sơ đồ, các bộ phận phòng ban cần thích ứng và đáp ứng được những yếu tố tác động bên ngoài thì sơ đồ mới có hiệu quả.
- Về nguyên tắc gắn liền với mục tiêu: nguyên tắc này được hiểu là bộ máy tổ chức của công ty cần nhất quán với mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của từng doanh nghiệp. Về nguyên tắc hiệu quả: sơ đồ tổ chức của công ty được xây dựng phải mang đến hiệu quả tối ưu nhất với chi phí quản lý và vận hành bộ máy thấp nhất.
- Về nguyên tắc cân đối: giữa các bộ phận, phòng ban cần có sự cân đối về mặt quyền hành và trách nhiệm. Đồng thời, nguyên tắc cân đối cũng thể hiện qua khối lượng công việc mà phòng ban chịu trách nhiệm thực hiện.
Mẹo tạo sơ đồ tổ chức công ty nhanh chóng
Đối với bất kỳ công ty hay doanh nghiệp nào thì cơ cấu tổ chức đóng vai trò rất quan trọng. Nó ảnh hưởng đến quá trình điều hành hoạt động của cả công ty, đặc biệt trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay. Vì vậy, việc xây dựng sơ đồ tổ chức công ty là hoàn toàn cần thiết. Dưới đây là năm mẹo tạo sơ đồ tổ chức nhanh chóng và chính xác nhất để các bạn tham khảo.
Thứ nhất định dạng biểu đồ trên một trang giấy
Đầu tiên, các bạn hãy định dạng biểu đồ trên một trang giấy để dễ dàng hình dung được về tổ chức của mình. Tiếp theo, bạn có thể triển khai mọi ý tưởng mà không cần quá e dè việc đúng sai. Những bộ phận nào cần chỉnh sửa, hoàn thiện hay thêm bớt để hợp lý hơn.
Khi đã có một sơ đồ tổ chức của công ty ưng ý, bạn có thể nhờ đến sự trợ giúp từ những phần mềm hỗ trợ như Excel, Word hay Canva,… để có thể hoàn thành được bảng sơ đồ này. Tuy nhiên, bạn cần ghi nhớ hoặc trình bày nó ra giấy trước nhé!
Thứ hai gộp nhóm người cùng chức danh vào một nhóm
Khi bắt đầu tạo lập sơ đồ tổ chức doanh nghiệp, bạn có thể sẽ cảm thấy mơ hồ, nhất là đối với những doanh nghiệp lớn có nhiều nhân viên và phòng ban. Tuy nhiên, bạn cũng đừng lo lắng mà hãy chia nhỏ từng bộ phận và nhóm những người có cùng chức danh vào một nhóm. Như vậy, bạn đã thu hẹp được kha khá và dễ dàng kiểm soát và liệt kê hơn.
Thứ ba sử dụng những đường kết nối với kích thước vừa đủ
Trong trường hợp những đường kết nối lớn gây ảnh hưởng đến tổng thể của sơ đồ. Nó sẽ trông không hài hòa và tạo quá nhiều khoảng trống và gây hiệu ứng không tốt cho người xem. Hay nếu đường kết nối quá nhỏ thì sơ đồ tổ chức của công ty sẽ trông tù túng và chật chội. Vì thế cách tốt nhất là bạn hãy sử dụng những đường kết nối với kích thước vừa đủ để dễ quan sát.
Thứ tư cần đặt tên chức vụ trước tên người
Một chức vụ có thể có nhiều nhân viên phụ trách nên hãy đặt tên chức vụ trước và tên người giữ chức vụ đó sau. Như thế thì không chỉ tạo cảm giác dễ đọc sơ đồ cho người lập mà còn cho người xem.
Thứ năm cần chia nhỏ những sơ đồ tổ chức công ty lớn
Nếu doanh nghiệp của bạn có quy mô lớn với sơ đồ tổ chức trong công ty đồ sộ thì phương pháp tốt nhất là chia nhỏ những biểu đồ lớn để sơ đồ trông đơn giản và bớt rối rắm. Bạn có thể xem xét tổng quan về cấu trúc của từng công ty, từ đó nghiên cứu kỹ hơn về các phòng ban. Tuy nhiên cần chú ý để đảm bảo tất cả những thành phần đều hướng đến cấp độ cao nhất trong công ty.
Kết luận
Sơ đồ tổ chức công ty là hoạt động tạo lập hết sức quan trọng và đòi hỏi người lãnh đạo cần có những kiến thức toàn diện. Bên cạnh việc xây dựng sơ đồ tổ chức thì việc giám sát thực hiện theo sơ đồ cũng cần được thực hiện thường xuyên để đảm bảo tính hiệu quả. Nếu bạn là người muốn khởi nghiệp thì có thể tham khảo bài viết này để tạo lập sơ đồ cho công ty mình nhé!
